Blog < Growth marketing < Productiviteit tools

Tool Review Airtable

Spreadsheet en database in één

Ewoud Uphof

Growth marketing

4/2/2021

Wat is Airtable?

Airtable is een tool om spreadsheets en databases te maken. Zie het als een Google Sheets, Docs & Trello in één. En je kunt afbeeldingen en video’s ook meteen opslaan.

Deze video legt uit wat Airtable doet:

Hoe ik Airtable gebruik

Voor Polaris Growth hebben we hier experimenten dashboard ingebouwd. Handig om views van de data met klanten te delen. Ook feedback sla ik op in Airtable. Ik wissel af en toe tussen Notion en Airtable. Notion heeft geen API dus dat is een probleem als ik Zaps wil bouwen in Zapier.

Waar je Airtable voor kunt gebruiken

Data management
Inventory management
Customer relationship management (gratis CRM Airtable)
Task management
Project management
Planning van events
Organiseren en opslaan van data
Team management
Content management
Project kalenders
Content kalenders

Hoe Airtable werkt

Airtable werkt als een database en spreadsheet in één. De opzet werkt als volgt:

Binnen elke Airtable-basis zijn er tabellen, records en velden en dit is waar de magie echt gebeurt.

Basis Elke basis bestaat uit een of meer tabellen.
Tabel Een tabel bevat een lijst met items van hetzelfde type, zoals mensen, ideeën of projecten. Elke tabel bestaat uit records en velden.
Record Een record is een afzonderlijk item in een tabel. Records zijn in de spreadsheet weergave te zien. Een record is ook te openen in ‘kaart’ weergave, zoals een Trello kaartje.
Rich Field Elk veld kan een ander type informatie bevatten, zoals tekst, selectievakjes, bestandsbijlagen, beoordelingen, selectie opties en meer. Je kiest type van een veld zelf. Later kun je dit aanpassen naar een andere rich field type

Airtable vs Excel en Google Sheets

Als je in spreadsheets werkt in Excel of Google Sheets, vraag je je wellicht af hoe ze vergelijken?

Airtable zet een spreadsheet on steroids. Er zitten veel geavanceerde features in en de integraties naar andere tools zijn ook fijn.

Google Sheets blijft nuttig, bijvoorbeeld voor financiële zaken en hardcore berekeningen. Berekeningen doen blijft beter in spreadsheets. Het organiseren, opslaan en groeperen van data is veel chiller in Airtable.

Een groot verschil is dat Airtable meerdere soorten data opslaat. Niet alleen tekst of formules, maar ook afbeeldingen, video’s, dropdowns en onderlinge verwijzingen naar andere databases.

Voordelen Airtable

Template bibliotheek: voor nieuwe gebruikers is toegang tot de vooraf gemaakte templates een enorme hulp en laat het echt zien waartoe de tool in staat is.
Rich Field aanpassingen: geen enkele andere spreadsheet-tool biedt vele aanpassingen zoals Airtable, en het is wat het zo krachtig maakt en er meer een database van maakt.
De Apps: Airtable is beschikbaar als browserversie plus iOS-, Android- en desktop-apps die u hier kunt downloaden.
Gratis versie: het gratis abonnement is vrijwel onbeperkt. Het staat een onbeperkt aantal bases toe en een beperkt - maar extreem genereus - aantal records in elke basis.
Visuele aanpassingen: je kunt elke basis een kleur en een pictogram geven, en als je een premium abonnement hebt, kun je gebruik maken van nog meer kleuren en opties in je bases.
Mogelijkheden van delen: Deel een base met klanten of collega’s en wijzig welke data zij kunnen zien met views.
De gebruikersinterface: er is een beetje een leercurve wanneer je Airtable voor het eerst gebruikt, maar als je het onder de knie hebt, is het erg gebruiksvriendelijk.

Nadelen Airtable

Leercurve: het kost wat tijd om aan de tool te wennen als je er helemaal nieuw mee bent, puur omdat hij zoveel in staat is. Maak gebruik van hun tutorials en basis templates om te leren.
Subcategorieën toevoegen moeilijk: Het is moeilijk om subtaken toe te voegen: als je gewend bent om subtaken of subcategorieën toe te voegen aan spreadsheets of takenlijsten, werkt dat in Airtable niet super fijn.
Premium is per account: In de premium versie zitten echt heel fijne features, maar je betaalt per gebruiker. Met Polaris Growth zijn we 96 dollar per maand kwijt voor 4 personen.
Linken tussen bases niet mogelijk: Je kunt binnen een tabel linken, maar niet tussen bases.

Airtable Features

Data views

Data views is een belangrijke feature van Airtable.

De 'Rasterweergave is de typische spreadsheet weergave die we gewend zijn te zien. Je kunt echter ook kalender, galerij en kanban views maken. Dat maakt Airtable zo krachtig: de data tonen zoals jij het wilt gebruiken.

Je kunt verschillende weergaven van dezelfde basis maken, zodat verschillende gebruikers de gegevens anders kunnen zien. Dit helpt om dezelfde informatie in één database te bewaren, zodat gebruikers hun voorkeur weergave kunnen zien zonder meerdere tabellen te hoeven maken.

Schakelen tussen verschillende weergaven is eenvoudig, klik gewoon op de vervolgkeuzepijl naast de weergave. Ga naar de ondersteuningspagina 'Views' van Airtable voor meer informatie.

Bekijk hier hoe elke weergave eruitziet:

De raster weergave

Deze optie geeft al uw gegevens weer als velden en rijen.

‍

De kalender view

Deze view gebruik je voor een content kalender bijvoorbeeld. Er moet een datum-veld in je database zitten.

De gallery View

‍
Met deze optie worden records weergegeven als kaarten, wat ideaal is om afbeeldingen te laten zien.

‍

De Kanban View (Trello-view)

Deze optie geeft uw kaarten weer op een bord in kanban-stijl.

‍

Airtable Blocks

Met de premium-abonnementen op Airtable kun je blokken aan bases toevoegen die vergelijkbaar zijn met apps doordat ze extra functionaliteiten aan uw bases toevoegen.

Dit zijn voorbeelden van Blocks die er zijn:

Maps & Geocodes
Bar, Line & Scatter Charts
Page Designers
3D Model Makers
Countdown timers
Video chat
SMS message senders
Time trackers
World clocks
Text translation
Calendar, contact list, CVS and XML importers

Integraties Airtable met andere tools

De volledige lijst integraties van Airtable vind je hier en dit zijn tools die veel gebruikt worden:

Asana
Basecamp
Dropbox
Eventbrite
Evernote
Facebook
Gmail
Google Calendar
Instagram
Mailchimp
Slack
Trello
Stripe
Typeform
WordPress
YouTube
Zendesk

Rich field types Airtable uitleg

Als je veel data wilt opslaan, dan is Airtable echt super handig. Dit zijn de veldtypes die ondersteund worden. Als je een database wilt bouwen in Airtable is dit een handig referentie.

Attachment

Een Attachment veld is een veldtype waarmee bestanden rechtstreeks aan een Airtable-records worden toegevoegd.

https://support.airtable.com/hc/en-us/articles/360007852173-Attachment-field

Autonumber

Een Autonumber genereert automatisch een uniek, automatisch verhoogd nummer voor elke record. Automatische nummers kunnen handig zijn als je een unieke identificatie voor elk record nodig heeft, of als je een formule in het primaire veld gebruikt.

https://support.airtable.com/hc/en-us/articles/360042807273-Autonumber-field

Barcode

Als je de mobiele Airtable app gebruikt, kun je de camera van je telefoon gebruiken om verschillende soorten barcodes en QR-codes te scannen.

https://support.airtable.com/hc/en-us/articles/360042806993-Barcode-field

Button

Het Button veld voegt een knop toe op basis van een URL.

https://support.airtable.com/hc/en-us/articles/360048496693-Button-field

Checkbox

Een checkbox is handig voor TRUE / FALSE statements binnen een record. Typeform data true/false komt zo binnen.

https://support.airtable.com/hc/en-us/articles/360042311954-Checkbox-field

Collaborator

Met het Collaborator selecteer je Airtable gebruikers in je account uit een automatisch gegenereerde vervolgkeuzelijst.

https://support.airtable.com/hc/en-us/articles/115002685507-Collaborator-field-type

Count

Met een Count tel je het aantal gekoppelde records in een Related Database op.

https://support.airtable.com/hc/en-us/articles/360042807213-Count-field-overview

Created time

Het gemaakte Created Time toont automatisch de datum (en optioneel de tijd) waarop een record is gemaakt.

https://support.airtable.com/hc/en-us/articles/360042807253-Created-time-field

Currency

Een valutaveld is een specifiek type cijferveld waarmee het getal wordt opgemaakt als een valutabedrag.

https://support.airtable.com/hc/en-us/articles/360042806973-Currency-field

Date

Voer een datum en tijd in met een kalender-dropdown.

https://support.airtable.com/hc/en-us/articles/360042806913-Date-and-time-field

Duration

Het duurveldtype is een numeriek veld type dat bedoeld is voor gebruik met de tijdsduur gemeten in uren, minuten, seconden of milliseconden.

https://support.airtable.com/hc/en-us/articles/360000470548-Duration-field-type

Email

Een e-mailveld is bedoeld om één e-mailadres in elke cel op te slaan. Als je op een e-mailadres in een e-mailveld klikt, opent een nieuw venster met een e-mail aan deze persoon.

https://support.airtable.com/hc/en-us/articles/360042311974-Email-field

Formula

Met formules kun je een waarde in elk record berekenen op basis van andere cellen in hetzelfde record.

https://support.airtable.com/hc/en-us/articles/360042807193-Formula-field-overview

Last modified by

Het veldtype voor de laatst gewijzigde tijd is een berekend datumveld dat automatisch de meest recente datum en tijd retourneert waarop een record door een gebruiker is gewijzigd in een niet-berekend veld.

https://support.airtable.com/hc/en-us/articles/360022745493-Last-modified-time-field

Link naar andere records

Met een Linked Record zie je de relaties tussen gerelateerde records door er koppelingen tussen te maken. Dit is vooral handig als je meerdere tabellen met gerelateerde items of concepten heeft. Als je bijvoorbeeld een tabel met contactpersonen en een tabel met bedrijven heeft, kun je een gekoppeld recordveld gebruiken om elke contactpersoon te koppelen aan het bedrijf waarvoor ze werken.

https://support.airtable.com/hc/en-us/articles/206452848-Linked-record-fields-overview

Long Text

Een lang tekstveld is handig als je notities of meerdere regels tekst in elk record moet bewaren. Je kunt nieuwe regels invoeren in een lang tekstveld en zelfs een medewerker @vermelding in de tekst. Als je meer stijl opties nodig heeft, kunt u rich-text inschakelen voor het veld.

https://support.airtable.com/hc/en-us/articles/360042311934-Long-text-field

Lookup

Met een Lookup field zoek je en ander veld op in een in een gekoppeld record.

https://support.airtable.com/hc/en-us/articles/360042312194-Lookup-field-overview

Multiple select

Een meervoudig selectieveld is vergelijkbaar met een enkel selectieveld; Hiermee kun je vooraf bepaalde opties uit een lijst selecteren. In tegenstelling tot een enkel selectieveld kun je echter zoveel opties per cel selecteren als u wilt.

https://support.airtable.com/hc/en-us/articles/360042806893-Multiple-select-field

Number

Het nummer veldtype is een veldtype dat is ontworpen om getallen te bevatten. Het numerieke veldtype is een veldtype voor algemene doeleinden voor de meeste numerieke waarden, zoals het aantal stoelen van een bepaald type dat uw meubelbedrijf op voorraad heeft, of de afstand in kilometers van de ene stad naar de andere.

https://support.airtable.com/hc/en-us/articles/360021586274-Number-field-type

Procent

Het percentage-veldtype is een veldtype dat is ontworpen om numerieke waarden te bevatten die zijn opgemaakt als procenten. De waarden in een procent veld worden allemaal weergegeven als breuken van 100 met het procentteken; bijv. het getal 0,75 in een procent veld wordt weergegeven als 75%.

https://support.airtable.com/hc/en-us/articles/360022009953-Percent-field-type