Automatiseer binnenkomende factuurgegevens

Stappenplan om Twinfield en Airtable te koppelen. Ontvang factuurgegevens in het format van Twinfield, zodat de data de juiste formattering heeft.
Ewoud Uphof

7/10/2020

Dit is stap

3

van de

Automation MKB

handleiding.

In dit artikel laat ik je zien hoe klanten direct hun factuurgegevens in het Polaris Growth gratis CRM systeem kunnen zetten. Dat scheelt zowel de klant en ons tijd en het voorkomt fouten. Om dit te bouwen, hebben we een export van je boekhoudprogramma nodig en het gratis online programma Airtable. Je kunt de template ook meteen hier downloaden.

Ik maak ook een koppeling naar mijn boekhoudprogramma Twinfield, zodat ik de gegevens ook meteen daarin heb. Het zorgt ervoor dat ik minder tijd kwijt ben met administratieve dingen én dat ik facturen zonder fouten kan versturen. Ik hoef geen data over te typen én ik word sneller betaald. Bijkomende voordeel van administratieve zaken snel verwerken, is dat meer tijd hebben om aan de bedrijven van onze klanten te werken.

Ik begin met een export van mijn boekhoudprogramma, zodat ik de data meteen ‘goed’ heb staan en dus alle gegevens meteen goed in het boekhoudprogramma komen te staan. Dat scheelt me later veel tijd.

Dit zijn de stappen die we straks willen doorlopen:

  1. Klant vult de factuurgegevens in
  2. Gegevens komen in Airtable CRM
  3. Gegevens worden naar boekhoudprogramma gestuurd

Om dat te bereiken, moet ik eerst de systemen koppelen aan elkaar.

Systemen koppelen aan elkaar

Links zie je de volgorde van de kolommen uit mijn boekhoudprogramma. Rechts zie je dat ik deze kolommen kopieer naar mijn CRM systeem.

Nu heb ik dezelfde volgorde, zodat ik de data uit Airtable kan exporteren en meteen goed kan importeren in mijn boekhoudprogramma. Maar nu moeten klanten wel nog de gegevens invullen. Dat doe ik als volgt.

Factuurgegevens formulier maken

Stap 1: zorg dat je CRM systeem. Als je dat niet hebt, lees hier hoe je zelf een gratis CRM kunt maken.

Stap 2: Maak een nieuwe Form View aan.

Stap 3: verberg de velden die een klant niet invult, zoals Lead Status

Stap 4: Sleep de zichtbare velden in een logische volgorde voor je klant

Stap 5: maak de belangrijke velden verplicht (‘required’)

Stap 6: personaliseer het formulier met afbeeldingen en tekst

Stap 7: maak een deelbare link naar dit formulier

Stap 8: Test het formulier door dit zelf een keer in te vullen



Samenvatting

Om sneller en accurater te werken met onze klanten, sturen we dit formulier. De klant vult de gegevens in en deze komen meteen ‘goed’ in ons CRM en boekhoudprogramma terecht.

Ik hoop dat dit artikel je inspireert om zelf ook automation toe te passen, zodat je sneller kunt werken en minder tijd besteedt aan administratieve taken. Laat je me weten wat je van dit artikel vindt?

Meer tips om slimmer te werken?

Iedere donderdag deel ik mijn tips om slimmer te werken. Denk tool tips, workflows en templates.

Ontvang iedere donderdag slimmer werken tips in je inbox.

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Meer funnels tips?

Iedere maandag stuur ik een e-mail met tips over het bouwen van funnels. Lees de laatste experimenten en praktische tips die je meteen kunt inzetten.

Ontvang iedere maandag funnel tips in je inbox.

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Meer artikelen over ondernemen?

Iedere zaterdag stuur ik een e-mail met mijn inzichten en ervaringen over ondernemen.

Ontvang iedere zaterdag tips voor ondernemers

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Dit vind je misschien ook interessant

B2B Leadvergoeding (CPL) berekenen

B2B Leadvergoeding (CPL) berekenen

De Cost-Per-Lead is een belangrijke metric voor B2B lead generatie. Uitleg hoe je CPL berekent voor B2B leads, MQL en SQL.

Lees artikel
Content Plan maken

Content Plan maken

Het contentplan zorgt ervoor dat je posts schrijft met een impact. Ik ga er namelijk vanuit dat je meerdere kanalen draait naast contentmarketing.

Lees artikel
Contentstrategie opstellen

Contentstrategie opstellen

Contentstrategie opstellen voor drukke marketeers. In een half uur de essentiële onderdelen om aan de slag te gaan.

Lees artikel
Zoekwoorden onderzoek doen voor artikelen

Zoekwoorden onderzoek doen voor artikelen

Een artikel dat hoog in Google staat is gebaseerd op zoekwoorden-onderzoek. Tips om een compleet artikel te schrijven dat ook prettig leest.

Lees artikel
Hoe je een blog opzet met Webflow

Hoe je een blog opzet met Webflow

Zet je binnen 2 uur een eigen blog op. Bouw met Webflow templates in 2 uur een website.

Lees artikel
Doelgroep en onderwerpen bepalen contentmarketing

Doelgroep en onderwerpen bepalen contentmarketing

Breng focus in contentmarketing. Contentmarketing expert Michel Ariens legt uit hoe je onderwerpen, doelgroep en kanalen kiest.

Lees artikel