Time Blocking: deel je agenda in blokken van focus in.

Time Blocking is een time-management methode waarbij je je agenda in grotere blokken inplant.
Ewoud Uphof

7/10/2020

Dit is stap

2

van de

Time Management

handleiding.

Je hebt drukke dagen. Maar waar gaat je tijd nou eigenlijk naartoe? Brandjes blussen, externe afleiding door telefoon en Slack. En je week is voorbij voor je het door hebt. Op vrijdag baal je van jezelf, want weer niet toegekomen aan die belangrijke taken op je lijst. Hoe kan dat nou? De reden is dat je tijd versplinterd is over allerlei taken. De tijd om te wisselen tussen taken kost ook tijd.

In dit artikel leer je een ‘mal’ voor de ideale week te maken. Met zo'n mal krijg je de controle over je eigen agenda terug en ga je iedere dag je takenlijst afkrijgen. Ben je al overtuigd en wil je aan de slag? Begin dan met de handleiding starten met time-blocking. De template kun je hier downloaden.


Wat is time blocking?

Time Blocking is een time-management methode waarbij je je agenda in grotere blokken inplant.

Vergelijk het met de was doen. Je gaat ook niet één shirtje wassen. Je wacht tot je alle shirts tegelijk kan wassen. Time blocking is precies dat, maar dan voor je taken in blokken van tijd.

Time-blocking geeft je controle over je week, omdat je reflecteert op wat je doet én wanneer je da doet. Zo hou je grip op alle dat je tegenkomt op een werkdag, maar op je jouw voorwaarden.

Dat ziet er zo uit:

Bron: Todoist.com

Je groepeert dezelfde taken, zoals meetings, en werkt alleen aan die categorie. Dat geeft focus. In plaats van de hele dag direct op je e-mail te reageren, doe je dat in een specifiek blok tijd. Zo krijg je tijd voor belangrijke dingen. Aan het begin van de dag weet je precies wat er op het programma staat.

Waarom time blocking zo effectief is

  1. Time-blocking is zo effectief, omdat je geconcentreerd werkt aan één taak. Minder afleiding zorgt ervoor dat je je taken sneller kunt afmaken.
  2. Synergie tussen taken zorgt dat je tijd bespaart.
  3. Ieder type taak heeft een plek in je agenda.
  4. Pro-actief zijn betekent de baas over je agenda. Als jij het niet doet, dan doet iemand anders het wel voor je!

Waarom ik time blocking ben gaan gebruiken

Ik was veel te druk. En aan het einde van dag wist ik dan eigenlijk niet goed wat ik precies allemaal gedaan had. Mijn agenda zag eruit als het voorbeeld links. 

Ik wisselde steeds van taak naar taak en kreeg tussendoor telefoontjes. Meetings braken mijn dagen op. Maar ja, met een half uurtje tussen twee meetings begin je niet aan een grote taak. Dus ging ik toch maar even op mijn e-mail reageren.

Mijn tijd werd gevuld met kleine, vaak irrelevante werkzaamheden, zoals e-mail wegwerken, spreadsheet mooier maken en andere onzinnige dingen. Op vrijdag baal ik dan van mezelf. Shit, weer niet toegekomen aan het uitwerken van de nieuwe producten!

Mijn agenda en to-do lijst ziet er nu anders uit. Ik krijg enorm veel gedaan, sinds ik begonnen ben met time blocking.

Mijn week wordt bepaald door blokken van tijd, zodat ik geconcentreerd kan werken aan dat ene ding. Het geeft me focus en controle over mijn agenda.

Varianten van time blocking

Er zijn drie varianten van time blocking. Ik heb een combinatie gemaakt, maar je kunt zelf kiezen welke manier je het prettigste vindt.

  • Op basis van één taak, bijvoorbeeld meetings op bepaalde tijden
  • Op basis van één thema voor de hele dag, zoals contentmarketing
  • Op basis van energie, zodat je taken indeelt op basis van je energie-niveau

Als jij je week op een van deze manieren wilt indelen, lees dan verder. Ik ga je uitleggen hoe je dat precies doet én geef je daar een template voor.

Het concept van Time Blocking in 3 stappen:

Time blocking bestaat uit drie simpele stappen. Je maakt een ‘mal’ voor jouw ideale week. Vervolgens plan je dit in je agenda, samen met de andere taken en afspraken. Aan het einde van de week bekijk je hoeveel overlap er zit tussen de ideale week en je ‘echte’ week. Daar pas je de ideale week vervolgens op aan.

Het idee is dat je leert van het verschil tussen waar je je tijd aan wilt besteden en hoe je je tijd daadwerkelijk besteedt. Zo kom je steeds dichterbij de ideale week.

Ideale weekplanning template voorbeeld
Zo ziet mijn Ideale Weekplanning eruit


1. Maak een Ideale Weekplanning Template

Maak een ideale weekplanning als 'mal' voor je daadwerkelijke week. In de mal plaats je belangrijke dingen waar je normaal niet aan toekomt, direct in. Zo blokkeer je tijd voor belangrijke zaken.


Mijn daadwerkelijke planning van dezelfde week

2. Maak een weekplanning

Plan je week in op de vrijdag of zondag ervoor. Zo kun je zelf eerst controle hebben over je agenda, voordat andere mensen meetings inschieten. Voor je het weet zit je de hele dag in vergaderingen. Door tijd voor je eigen taken in te plannen, krijg je controle.

Wil je time-blocking in je agenda zetten? Lees dan stap 2 hoe je time-blocking in je agenda inbouwt.

De twee agenda's over elkaar heen gelegd.

3. Review je week en pas aan voor volgende week

Vergelijk je ideale week en je daadwerkelijke week. De meetings die je 'vergeten' was in de Ideale Week Template te zetten, kun je zo toevoegen. Zo gaan de agenda's steeds meer op elkaar lijken! Je werkt in de Ideale Week en krijgt mega veel gedaan.

Meer tips om slimmer te werken?

Iedere donderdag deel ik mijn tips om slimmer te werken. Denk tool tips, workflows en templates.

Ontvang iedere donderdag slimmer werken tips in je inbox.

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Meer funnels tips?

Iedere maandag stuur ik een e-mail met tips over het bouwen van funnels. Lees de laatste experimenten en praktische tips die je meteen kunt inzetten.

Ontvang iedere maandag funnel tips in je inbox.

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Meer artikelen over ondernemen?

Iedere zaterdag stuur ik een e-mail met mijn inzichten en ervaringen over ondernemen.

Ontvang iedere zaterdag tips voor ondernemers

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Dit vind je misschien ook interessant

Vragen start growth hacking

Vragen start growth hacking

Cruciale informatie die nodig is voor growth hacking. Een stappenplan van alle informatie die je nodig hebt om fouten te voorkomen en impact te maken.

Lees artikel
Voorbereiding Growth hacking

Voorbereiding Growth hacking

Doorloop deze stappen als je begint met een nieuw growth hacking project. Je hebt alleen Google Analytics toegang nodig.

Lees artikel
B2B Leadvergoeding (CPL) berekenen

B2B Leadvergoeding (CPL) berekenen

De Cost-Per-Lead is een belangrijke metric voor B2B lead generatie. Uitleg hoe je CPL berekent voor B2B leads, MQL en SQL.

Lees artikel
Content Plan maken

Content Plan maken

Het contentplan zorgt ervoor dat je posts schrijft met een impact. Ik ga er namelijk vanuit dat je meerdere kanalen draait naast contentmarketing.

Lees artikel
Contentstrategie opstellen

Contentstrategie opstellen

Contentstrategie opstellen voor drukke marketeers. In een half uur de essentiële onderdelen om aan de slag te gaan.

Lees artikel
Zoekwoorden onderzoek doen voor artikelen

Zoekwoorden onderzoek doen voor artikelen

Een artikel dat hoog in Google staat is gebaseerd op zoekwoorden-onderzoek. Tips om een compleet artikel te schrijven dat ook prettig leest.

Lees artikel