Wat is de level 10 meeting?

Dit artikel is onderdeel van een serie artikelen op basis van een interview met Mona Boot van Go 4 Traction. Het eerste artikel legt uit wat EOS is, het tweede artikel ging in op het doelgericht werken met Rocks en Scorekaart. In dit artikel lees je wat de level 10 meeting is binnen het EOS systeem.

Kun je uitleggen wat de level 10 meeting is?

De Level 10 Meeting is een tijdmanagement tool voor zeer effectieve zakelijke meetings. Er ontstaat altijd weerstand in het begin als ik zeg dat we een Level 10 meeting van 1,5 uur aan de agenda toevoegen. Dan zie ik mensen denken: “Oh nee, zoveel tijd heb ik helemaal niet, ik heb het al zo druk.” De level 10 meeting is echter niet zoals andere meetings. De meeting is altijd op dezelfde dag en dezelfde tijd, begint op tijd en eindigt op tijd. En kent een vaste agenda:

Er wordt 20 minuten gerapporteerd op onder andere de Rocks, Scorekaart en to-do’s. Zo ontstaat ruimte om een vol uur te besteden aan het oplossen van issues. Als ik dat vertel, dan zie ik dat er aandacht en interesse is voor deze meeting. In veel bedrijven wordt er in vergadering namelijk weinig tijd besteed aan het oplossen van problemen.

De level 10 meeting is zeer krachtig en ondernemers willen niet meer zonder als ze er mee gewerkt hebben.

Nuchtere Nederlanders

EOS komt uit de Verenigde Staten en er zijn 2 details van deze meeting waar ik merk dat wij als nuchtere Nederlanders moeite mee hebben: delen van goed nieuws op persoonlijk vlak en de meeting een cijfer 10 geven.

Waarom het delen van goed nieuws belangrijk is

De meeting begint met het delen van goed nieuws op zakelijk én persoonlijk vlak. Dat vinden Nederlanders in eerste instantie vreemd en onnodig. Maar dat doen we om 3 redenen:

1. De eerste reden is dat iedereen vaak nog vol in de drukte van de business zit. Als je in de Level 10 Meeting begint met goed nieuws, dan maak je mentaal de transitie van in de business werken naar het aan de business werken. 
2. Een tweede reden is dat we altijd focussen op wat er beter kan. Dan zoom je in op negatieve zaken, terwijl er ook heel veel goed gaat. Dit is een mooi moment om te delen wat er goed gegaan is.
3. De derde reden is ook dat je elkaar op een andere manier leert kennen. Als je in het leiderschapsteam persoonlijk nieuws deelt, dan leer je elkaar veel beter kennen. Zo begrijp je elkaar beter en ontdek je gemeenschappelijke interesses. Dat kan helpen, omdat je zo meer context krijgt over je teamgenoten.
   

Een 10 wordt niet zo snel gegeven in Nederland

Aan het einde van elke level 10 meeting waardeert iedereen de meeting op een schaal van 0-10. Zo weten we of dit een effectieve meeting was en weet het leiderschapsteam ook waar er nog e.e.a te verbeteren is. 

Een meeting die lager dan een 8 krijgt wordt niet gezien als een effectieve meeting en voegt niet voldoende waarde toe. In dat geval wordt het aangemaakt als een issue om in de volgende meeting te bespreken. Zo borg je dat je met elkaar effectieve meetings hebt. Nederlanders geven niet zo snel een 10. Als je een 7 geeft, dan is het wel echt goed voor een Nederlander. In het begin vind men  het lastig een cijfer te geven aan een meeting. Amerikanen zijn daar wat anders is: een meeting kan al snel ‘amazing’ zijn en een 10 krijgen.

Als teams eenmaal gewend zijn de opzet van de Level 10 meeting dan werkt dit enorm goed.

Hoe groot of klein zijn de issues die er besproken worden?

Voorafgaand aan de level 10 meeting wordt er een lijst gemaakt met alle issues van die week. Het is een meeting van het leiderschapsteam dus de issues zijn ook van dat kaliber. Maar voor nieuwe teams is dit zeker nog wennen. 

Hoe gaat het kiezen van de issues precies?

Er is een lijst met alle issues. Uit deze lijst worden 3 issues gekozen, die stuk voor stuk worden besproken. Een issue is vaak een symptoom van een onderliggend probleem. In de Level 10 meeting heb je de ruimte om echt tot de kern te komen en de oorzaak van het probleem boven water te krijgen.

Hoe kom je precies tot de kern van het probleem?

Om tot de kern van een issue te komen, gebruiken we een EOS die 'IDS' heet. De afkorting staat voor Identify, Discuss, Solve. 

Identify: Wat is de hoofdoorzaak van het probleem? Meestal zien mensen het probleem als de hoofdoorzaak, terwijl het in feite een symptoom kan zijn van wat er echt aan de hand is. Soms moet je diep graven om tot het echte probleem te komen. Zorg ervoor dat iedereen het eens is wat het echte probleem is.

Discuss: Als het echte probleem bekend is, wordt er open en eerlijk gediscussieerd over de beste oplossing(en). En dan ga je over naar het de volgende stap.

Solve: Zodra een issue opgelost is gaat het van de issue list en wordt deze omgezet in een enkele taken voor op de to-do list.

IDS is er dus op gericht issues echt op te lossen en niet de symptomen te behandelen. In sommige meetings worden een beperkt aantal issues opgelost. Dat is niet erg. De issues worden echt opgelost en dat merkt iedereen in het bedrijf. 

Schaalbaarheid creëren door beschrijven van kernprocessen

De EOS manier om schaalbaarheid in je bedrijf te creëren is door kernprocessen binnen je bedrijf uit te schrijven. Via de EOS tool 3 Steps Process Documenter tool beschrijf je 20% van een process, waardoor je voor 80% weet wat je moet doen.

Kun je een voorbeeld geven van deze 20% beschrijving en 80% uitleg

Stel je voor dat we communicatie van de sales-afdeling als proces bekijken. Bij de beschrijving van de taken zoals e-mails beantwoorden, telefoon opnemen en offertes uitsturen kan er daar staan

• e-mail moet binnen een kwartier beantwoord zijn; 
• telefoontje moet binnen 3x opgenomen zijn; 
• offertes moeten binnen 2 uur worden opgemaakt. 
  

De kernprocessen schrijf je uit voor 20% en geef je aan iedere nieuwe medewerker.  Zo is duidelijk hoe er wordt gewerkt en wat de bedrijfsnormen zijn. Er ontstaan minder issues. Vanuit de level 10 meeting is er tijd en ruimte om de issues die er nog wel ontstaan daadkrachtig op te lossen. In het volgende artikel lees je hoe Mona Boot ondernemers helpt met de implementatie van EOS in Nederland.