Besteed minder tijd aan e-mail met deze handige tips

Besteed minder tijd aan e-mail inbox en werk aan belangrijke taken. Handige tips om minder vaak je e-mail te checken.
Ewoud Uphof

7/10/2020

Dit is stap

6

van de

Time Management

handleiding.

Als je meer gedaan wilt krijgen, dan zul je je tijd-verslinders moeten stoppen. Een van de grootste tijd-verslinders is het constant checken van je e-mail. Als jij de hele dag in je inbox zit, dan is dit artikel voor jou.

Uit dit onderzoek blijkt dat constant je mail checken je stress verhoogt. "Most participants in our study found it quite difficult to check their email only a few times a day. This is what makes our obvious-in-hindsight findings so striking: People find it difficult to resist the temptation of checking email, and yet resisting this temptation reduces their stress." Als je minder in je inbox spendeert, dan zorg je dat je tijd overhoudt voor belangrijke zaken en aan je to-do lijst toekomt. In dit artikel lees je 6 praktische tips die je meteen kunt doorvoeren om minder in je inbox te spenderen en aan je to-do's te werken.

Verberg je inbox

Je bent lekker gefocust aan het werk, maar je hebt wat informatie nodig uit een e-mail. Je opent je Gmail om de mail op te zoeken en je ziet een spoedje: "ik reageer daar wel even snel op". Voor je het weet ben je 40 minuten verder en heb je allemaal e-mails beantwoordt en ben je de initiële taak vergeten. Herkenbaar? Dan is deze tip iets voor jou. Daar gebruik ik de tool Inbox When Ready voor. Je bepaalt hoe lang je je inbox wilt zien per dag. Standaard is de inbox verborgen - dus je kunt wél die e-mail opzoeken. Ook kun je wel gewoon e-mails versturen. De afleiding van nieuwe ongelezen e-mails haal je zo weg.

Je ziet het misschien niet zo in deze afbeelding, maar als ik Gmail open, dan zie je geen e-mails :-)

Let wel op: als je de gratis versie gebruikt, dan wordt er een regel aan je handtekening toegevoegd:

Check je e-mail op vaste momenten

Als je je e-mail niet meer de hele dag wilt bijhouden, dan kan het niet checken van je mail ook stress opleveren. Daarom is het belangrijk dat je voor jezelf tijden afspreekt wanneer je wel je e-mail checkt.

Zet 3 vaste momenten per dag in je agenda om je e-mail te checken:

  • Om 10 uur (zo laat mogelijk)
  • Rond de lunch
  • Einde dag 18.00

Blokkeer dit ook daadwerkelijk in je agenda. Het zorgt ervoor dat je niet nog snel met een broodje achter je bureau je mails zit weg te werken. E-mail verwerken is onderdeel van je werk en moet je dus inplannen. Ik check zelf mijn e-mail 2x per dag: na voor de lunch en aan het einde van de dag. Ik werk dus iedere dag 40 minuten mijn mailbox leeg. Het kan voorkomen dat ik nog e-mails overhoud. Dat is prima. Aan het einde van mijn week doe ik in mijn weekly review ook een sweep van alle e-mails. Dat duurt me soms een uur, maar geeft me enorm veel rust, omdat ik weet dat ik met Inbox Zero het weekend in ga.

Verberg het aantal ongelezen e-mails

Als je Gmail hebt opgeslagen als bookmark in Google Chrome (een snelkoppeling, zodat je de URL niet hoeft in te typen) dan zie je een icoontje met hoeveel ongelezen e-mails je hebt. Dat is een andere trigger om e-mails te bekijken. Om dat te voorkomen kun je dit dus uitzetten via de instellingen.

Meer tips hoe je je Gmail instelt voor maximale productiviteit lees je hier.

Check je e-mail niet op je telefoon

Wanneer je je e-mail op je telefoon checkt, dan ga je e-mails terug op ongelezen zetten. Dat is niet handig, omdat je dan een e-mail twee keer moet bekijken. Je reageert dan later op je computer. Het is dus veel beter om dit gebundeld te doen op vaste momenten. Daarnaast typ je veel sneller op je telefoon.

Verander email van Push naar Fetch

Verander je iPhone instellingen van Push naar Fetch. Je moet dan zelf je e-mails verversen door binnen je e-mailapp te verversen (door de app naar beneden te swipen)

Gmail push naar fetch instellen
Bron afbeelding


https://storage.googleapis.com/support-forums-api/attachment/thread-15000874-7074037848732088279.PNG
Bron afbeelding

Schedule e-mail ophalen voor Android

Helaas kan dit voor Android niet, want Gmail is van Google natuurlijk. Je hebt hier echter wel een appje voor. Ik gebruik hier Quiet for Gmail voor. Dit is een gratis Android app.

Met deze applicatie kun je het synchronisatieschema van geselecteerde e-mailaccounts beheren. Wanneer het synchronisatieschema is ingeschakeld, ontvang je binnen de gewenste uren geen e-mailmeldingen van een of meer accounts. Je kunt binnen die dagen regels maken voor bepaalde dagen en uren dat je geen e-mailmeldingen wilt ontvangen. Stel het in op basis van je werkschema en de app doet de rest.

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.sgarcia.quiet_for_gmail&hl=en

Je hebt hierdoor de tijd dat je aan je inbox besteedt onder controle. De volgende stap is Gmail instellen voor maximale productiviteit

Meer tips om slimmer te werken?

Iedere donderdag deel ik mijn tips om slimmer te werken. Denk tool tips, workflows en templates.

Ontvang iedere donderdag slimmer werken tips in je inbox.

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Meer funnels tips?

Iedere maandag stuur ik een e-mail met tips over het bouwen van funnels. Lees de laatste experimenten en praktische tips die je meteen kunt inzetten.

Ontvang iedere maandag funnel tips in je inbox.

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Meer artikelen over ondernemen?

Iedere zaterdag stuur ik een e-mail met mijn inzichten en ervaringen over ondernemen.

Ontvang iedere zaterdag tips voor ondernemers

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Dit vind je misschien ook interessant

B2B Leadvergoeding (CPL) berekenen

B2B Leadvergoeding (CPL) berekenen

De Cost-Per-Lead is een belangrijke metric voor B2B lead generatie. Uitleg hoe je CPL berekent voor B2B leads, MQL en SQL.

Lees artikel
Content Plan maken

Content Plan maken

Het contentplan zorgt ervoor dat je posts schrijft met een impact. Ik ga er namelijk vanuit dat je meerdere kanalen draait naast contentmarketing.

Lees artikel
Contentstrategie opstellen

Contentstrategie opstellen

Contentstrategie opstellen voor drukke marketeers. In een half uur de essentiële onderdelen om aan de slag te gaan.

Lees artikel
Zoekwoorden onderzoek doen voor artikelen

Zoekwoorden onderzoek doen voor artikelen

Een artikel dat hoog in Google staat is gebaseerd op zoekwoorden-onderzoek. Tips om een compleet artikel te schrijven dat ook prettig leest.

Lees artikel
Hoe je een blog opzet met Webflow

Hoe je een blog opzet met Webflow

Zet je binnen 2 uur een eigen blog op. Bouw met Webflow templates in 2 uur een website.

Lees artikel
Doelgroep en onderwerpen bepalen contentmarketing

Doelgroep en onderwerpen bepalen contentmarketing

Breng focus in contentmarketing. Contentmarketing expert Michel Ariens legt uit hoe je onderwerpen, doelgroep en kanalen kiest.

Lees artikel