Prioriteit Management

Om je doelen succesvol te bereiken, is het belangrijk dat een onderscheid maakt tussen belangrijk en onbelangrijk.
Ewoud Uphof

7/10/2020

Dit is stap

5

van de

Time Management

handleiding.

Om je doelen succesvol te bereiken, is het belangrijk dat een onderscheid maakt tussen belangrijk en onbelangrijk. In zijn boek The Effective Executive stelt Peter Drucker: “de meeste mensen zijn experts in het doen van dingen die niet gedaan hadden hoeven worden.” Hoe meer tijd je kunt besteden aan de dingen die daadwerkelijk belangrijk zijn, hoe meer progressie je boekt. Drucker doet er nog een schepje bovenop als hij stelt: “Er is geen grotere verspilling van tijd, dan iets efficiënt doen dat überhaupt niet gedaan hoeft te worden.” Het gaat dus om de juiste dingen gedaan krijgen. Dat noemt hij prioriteit-management.

Om te weten wat prioriteit heeft, is de eerste stap het bepalen van je doelen. Daar hang je de projecten aan op. Er komt gedurende een dag van alles op je af. Het is noodzakelijk dat je alles op één plek hebt. Een systeem dat je kunt vertrouwen, zoals productiviteitsgoeroe David Allen dat noemt. Begin dus met het opschrijven van alles dat je moet doen in een maand. Hoe je dat doet, lees je in dit artikel. Ga daarbij voor kwantiteit: beter iets verwijderen van je lijst dan dat je iets vergeet. We willen namelijk af van de stress van “oh ja, shit, ik moet persoon X nog bellen!”. Dat moet allemaal in je systeem komen. Als je meerdere to-do lijsten hebt, is dit hét moment om alles samen te voegen.


Als de volgorde van belangrijkheid het enige dat uit zou maken, dan is projectmanagement relatief simpel. Als je een volledige lijst hebt van alle projecten, zet je de in de juiste volgorde en je bent klaar. Je voert het belangrijkste project eerst uit. Als je tijd ‘op’ is voor een week, dan valt het minst belangrijke project af. De lijst zou er dan uiteindelijk zo uit moeten zien:


Het probleem is dat je zowel belangrijk én urgentie moet plotten. Die halen we vaak door elkaar. We hebben hier echter moeite mee, omdat we urgentie en belangrijkheid door elkaar halen. Het feit dat een klant een e-mail stuurt (of belt wat nog urgenter is) betekent voor veel mensen dat je al het werk laat vallen en meteen de issue van deze klant oplost. Wellicht heb je dit ervaren tijdens de covid-lockdown: er staan geen collega’s aan je bureau en dus krijg je opeens heel veel gedaan. Dat komt omdat je alleen kijkt naar wat belangrijk is en niet naar wat urgent is.

In sommige gevallen kan de klantvraag inderdaad meer prioriteit hebben. Maar in veel gevallen is dat niet zo. Sterker nog, dat is de situatie waarin je aan het einde van een superdrukke dag de vraag stelt: “Wat heb ik eigenlijk gedaan vandaag?”

Prioriteit-management gaat over de controle terugnemen over je eigen agenda. Een behulpzaam diagram is de Eisenhower Matrix bedacht door generaal Eisenhower en ook in het boek van Drucker genoemd.

Kwadrant 1: Belangrijk & Urgent

Taken die in dit domein vallen zijn collega’s aan je bureau, de telefoon die overgaat en belangrijke e-mails dat iets gefixed moet worden. Dit zijn ook wel de ‘brandjes’ die geblust moeten worden. Eigenlijk zijn dit taken die je vorige week niet proactief hebt opgepakt, waardoor er nu een probleem ontstaat. Als je je prioriteiten op orde hebt, dan krijg je steeds minder van deze taken in je week. Voor nu moet je je tijd in dit vak besteden - maar we gaan dit proberen te verminderen, zodat we meer vooruit kunnen werken.

Kwadrant 2: Belangrijk & niet-urgent

Dit zijn de zaken die Tiago Forte ‘Areas of Responsibilities’ noemt. Dit is de lijst van essentiële taken waar je voor bent aangenomen. Dit zijn de zaken waarvoor je bent aangenomen. We neigen er vaak naar om allerlei projecten op ons te nemen. Dat betekent dat we druk zijn. Als we nu eens helemaal terug gaan naar de kern: wat moet je minimaal doen om een goede beoordeling op werk te krijgen of een blije klant te hebben als freelancer? Als je dit nog steeds lastig vindt: welke dingen draag je over op het moment dat je met vakantie gaat? Of welke dingen gaan er mis op het moment dat je ziek bent en een week niet kunt werken?

De taken in kwadrant 2 zijn vaak een standaard waar je aan moet voldoen en is geen project met een begin of eind. Je kunt hierbij denken aan:

  • Finance
  • Sales
  • Administratie
  • Strategie
  • Content kalender maken / volgen

Kwadrant 3: Niet-belangrijk & urgent

Dit zijn de taken die voor jou niet belangrijk zijn. Het kan best zijn dat het taken zijn die essentieel zijn voor je business, maar de vraag is of jij dit moet doen. Dit zijn taken die andere mensen in je team ook kunnen doen. Het is - zeker als ondernemer - essentieel dat je dit uitbesteedt. Het is ook voor jezelf belangrijk dat je beschrijft hoe je dingen kunt uitbesteden.

Kwadrant 4: Niet-belangrijk & niet-urgent

We moeten het hebben over het verspillen van tijd. Eigenlijk alles dat in dit blok valt, is geen werk, maar een afleiding op werk. Voorbeelden hiervan zijn:

  • Social media 
  • Nieuws lezen 
  • 9gag / reddit / dumpert 
  • Privé-whatsapp 
  • Email constant checken 
  • Newsletters
  • Privé online aankopen doen

Als je je werkt af hebt, dan is volkomen acceptabel om je tijd te verdoen met deze taken. Ik ga er echter vanuit dat je dit leest, omdat je te weinig tijd in een week hebt om je zaken af te maken. Als dat zo is, dan doe je er goed aan om dit te minimaliseren. Het is namelijk veel makkelijker om te beginnen met verwijderen, dan met toevoegen. We gaan dus beginnen met het wegnemen van afleiding.

Hoe je minder tijd in je email inbox besteedt of hoe je afleidende websites blokkeert.

Meer tips om slimmer te werken?

Iedere donderdag deel ik mijn tips om slimmer te werken. Denk tool tips, workflows en templates.

Ontvang iedere donderdag slimmer werken tips in je inbox.

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Meer funnels tips?

Iedere maandag stuur ik een e-mail met tips over het bouwen van funnels. Lees de laatste experimenten en praktische tips die je meteen kunt inzetten.

Ontvang iedere maandag funnel tips in je inbox.

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Meer artikelen over ondernemen?

Iedere zaterdag stuur ik een e-mail met mijn inzichten en ervaringen over ondernemen.

Ontvang iedere zaterdag tips voor ondernemers

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Dit vind je misschien ook interessant

B2B Leadvergoeding (CPL) berekenen

B2B Leadvergoeding (CPL) berekenen

De Cost-Per-Lead is een belangrijke metric voor B2B lead generatie. Uitleg hoe je CPL berekent voor B2B leads, MQL en SQL.

Lees artikel
Content Plan maken

Content Plan maken

Het contentplan zorgt ervoor dat je posts schrijft met een impact. Ik ga er namelijk vanuit dat je meerdere kanalen draait naast contentmarketing.

Lees artikel
Contentstrategie opstellen

Contentstrategie opstellen

Contentstrategie opstellen voor drukke marketeers. In een half uur de essentiële onderdelen om aan de slag te gaan.

Lees artikel
Zoekwoorden onderzoek doen voor artikelen

Zoekwoorden onderzoek doen voor artikelen

Een artikel dat hoog in Google staat is gebaseerd op zoekwoorden-onderzoek. Tips om een compleet artikel te schrijven dat ook prettig leest.

Lees artikel
Hoe je een blog opzet met Webflow

Hoe je een blog opzet met Webflow

Zet je binnen 2 uur een eigen blog op. Bouw met Webflow templates in 2 uur een website.

Lees artikel
Doelgroep en onderwerpen bepalen contentmarketing

Doelgroep en onderwerpen bepalen contentmarketing

Breng focus in contentmarketing. Contentmarketing expert Michel Ariens legt uit hoe je onderwerpen, doelgroep en kanalen kiest.

Lees artikel