Maak een simpel CRM in Airtable

In dit artikel ga ik je stap voor stap laten zien hoe je je eigen CRM kunt bouwen in Airtable. Je hebt zo de meest essentiële informatie op een rij. Je kunt dit gaandeweg verder uitbouwen als je wilt.

Je kunt hier de template downloaden of dit artikel volgen om het zelf te personaliseren.

Database opbouwen om een CRM te bouwen in Airtable

Ik begin met een lege template. Voor deze reeks artikelen begin ik opnieuw, zodat jij mee kunt kijken hoe ik dit gedaan heb. Je hebt dan een lege template (rechts).

Stap 1: Maak een nieuwe base aan.

Stap 2: Begin met een lege base

Hier wil je alle data in opslaan, zodat we alles op 1 plek hebben. Daarom gaan we kolommen (van links naar rechts) toevoegen. Maak je geen zorgen, we kunnen de data later op andere manieren visualiseren: dit is dus niet de ‘view’ waar ik in werk. Dit is de database aan de achterkant.

De meest linkerkolom is de primary field, deze kun je later niet aanpassen. Dit is ook waaraan je een record (een regel) kunt herkennen. Company name is dus een goed idee. Ik verander de naam, zoals je in de printscreen links kunt zien. Je kunt hier verschillende veld types toevoegen, zoals een URL, een datum en een selectie. In de volgende printscreens laat ik je zien hoe ik dat doe. We werken toe naar 5 kolommen: Company Name, Lead Status, Person Name, Next contact Time en notities. Dit zijn allemaal andere type velden. Ik laat je hieronder zien hoe je die maakt.

Stap 3: Selecteer ‘link to another record’ voor Person Name

Stap 4: Maak een nieuwe tabel waar de Person Names in komen te staan

Stap 5: voeg een datum veld toe voor Next Contact Time

Stap 6: Voeg de funnel stappen toe in Lead Status in een ‘single select’

Stap 7: Sleep de kolommen in een prettige volgorde voor jou

Je ziet nu dat ik 2 tabellen boven in heb. Ik heb de volgende van de velden in de juiste volgorde gesleept (muis ingedrukt houden en slepen):

1. Company Name - de naam van het bedrijf
2. Lead Status - de stap in de funnel, dit is een single select
3. Contact Person - met wie je contact hebt, dit is een linked record
4. Next contact time - het volgende moment dat ik contact moet opnemen. Verleden maakt hier minder uit, want kan ik opzoeken in mijn telefoon of mail. Dit is een date field
5. Notities - dit is een link naar de Evernote notities van de meeting die ik heb gehad. Dit is een URL link

Views maken in Airtable voor visueel CRM

De magie van Airtable is dat je zowel een Kanban view hebt (zoals Trello) en een database (zoals Google Spreadsheet of Excel). Ik werk in de Kanban view. Die maak je zo aan:

Stap 1: maak een Kanban View aan

Stap 2: selecteer Lead Status (die je eerder hebt gemaakt)

Je CRM systeem is nu klaar! De volgende stap is natuurlijk om je data hier in te gaan zetten. Als voorbeeld, zie je hier dat ik 3 bedrijven heb toegevoegd, die op verschillende plekken in de funnel staan. Links zie je de Kanban view, die ik fijn vind werken omdat het visueel is. Rechts zie je dezelfde data, maar dan in een spreadsheet-weergave. Je hebt alle data dus op 1 plek.

Voorbeeld van de Kanban View (zoals Trello)

Voorbeeld van Gridview (zoals Google Sheets)

Stap 3: wissel de velden in de Kanban view

Stap 4: Voeg Email en telefoonnummer toe in Contact Person base

Samenvatting

Je bent nu klaar en hebt je eigen gratis CRM systeem gemaakt. Je kunt hier de gratis CRM template downloaden.

Op deze manier heb je een overzicht van de leads die in je funnel zitten. Dit is de meest simpele versie van een CRM systeem. In mijn eigen systeem zet ik ook de factuurgegevens van mijn klanten in deze database. Die sla ik in een aparte view op.

‍