Time tracking

Krijg inzicht waar je tijd aan spendeert met time-tracking in Toggl. Identificeer tijdsverspillers en krijg meer gedaan.
Ewoud Uphof

7/10/2020

Dit is stap

1

van de

Time Management

handleiding.

Aan het einde van de dag geen idee waar je je tijd aan hebt besteed? Veel afwisseling tussen projecten en meetings?

Tijd is ons meest kostbare bezit. En toch strooien we ermee rond. 

Ik had geen idee waar ik mijn tijd aan besteedde. Hoeveel tijd schat ik in dat iets kost? En hoe veel tijd besteed ik er daadwerkelijk aan? Omdat te verbeteren, ben ik begonnen met time tracking: het bijhouden je tijd om te zien waar je de tijd aan besteedt.

Sinds ik mijn tijd ben gaan bijhouden, heb ik niet alleen interessante inzichten uit mijn manier van werken gehaald, maar ben ik zelfs twee keer zo productief geworden. 

Je tijd bijhouden klinkt als veel werk? Nou, dat is het niet. Het is letterlijk één druk op de knop en het kan op je telefoon en laptop. 

In dit artikel ga ik je uitleggen hoe jij kunt starten met time tracking en laat ik voorbeelden zien hoe ik dat heb ingericht. De tool die ik gebruik heet Toggl. Haal ook het meeste uit je tijd met één simpele druk op een knop.

Waarom time tracking zo goed werkt

Bewustzijn is de eerste stap van verandering. Door bij te houden waar ik mijn tijd daadwerkelijk aan besteed, kan ik actie ondernemen op die informatie. Waar zitten de ‘tijd-lekken’? Met andere woorden: wanneer verspil ik onbewust mijn tijd?

Ik waarschuw je alvast, dit is niet voor iedereen. Ik geloof echter dat time tracking dé manier is om veel gedaan te krijgen. Door bewust te zijn over waar je je tijd daadwerkelijk besteedt, word je productiever. 

Of je nu ondernemer, freelancer of medewerker bent, het is sowieso een goed idee om pro-actief je productiviteit te verhogen. Zo kun je je doelen sneller behalen, wat je doel dan ook is. Iedereen met een ‘computer-baan’ kan dit dus doen.

Als freelancer en ondernemer ben ik mijn eigen baas. Het nadeel is dat ik geen manager heb die een functioneringsgesprek met mij voert. Dus doe ik dat met mezelf op basis van deze data. Op meta-niveau geeft me dit inzicht in waar ik productiever kan worden.

Geen tijd hebben is een mythe

"Ik heb geen tijd" is een mythe. Het klopt simpelweg niet. Als je 8 uur slaapt (en dat zou je eens moeten proberen ;-), daarnaast 8 uur werkt, dan heb je nog 8 uur over voor 'andere' dingen. 

Om even na te gaan: je kunt in 8 uur van Amsterdam naar New York City vliegen. Als dat te passief voor je is, dan kun je in dezelfde tijd van Utrecht naar Antwerpen fietsen.

OK, je hebt dus wel tijd, maar je weet niet waar die tijd dan heen gaat. Dat komt waarschijnlijk door één of meerdere van deze ‘tijd-lekken’

Je besteedt meer tijd aan je taken dan je hebt ingepland

Mensen zijn ongelofelijk slecht in het inschatten hoeveel tijd ze met een taak bezig zijn. Dat concept wordt de Planning Fallacy Bias genoemd. In een onderzoek naar deze bias, vroeg Kahneman mensen de tijd in te schatten voor een taak. Zelfs als er expliciet bij werd gezegd dat ze waarschijnlijk te weinig tijd zouden inplannen, kostte de taak meer tijd dan de proefpersonen hadden ingeschat. Grote kans dat jij dit ook doet. (Ik was hier in ieder geval schuldig aan!)

Je kunt deze Planning Fallacy Bias tegengaan, door simpelweg je tijd bij te houden. Zo kun je zien waar je tijd écht aan besteed wordt. En waar je denkt dat het aan opgaat. Die brainstorm van 30 minuten? Blijkt toch 1 uur 26 minuten te zijn. Zulke kennis of inzichten gebruik je om realistischer te plannen. Beter plannen = minder stress en met een lekker gevoel je week afsluiten.

Stappenplan hoe je je tijd kunt tracken, zodat je weet waar je tijd heengaat

Als je aan het einde van je week nog een halve takenlijst hebt, zodat je moet overwerken en gestressed het weekend ingaat, dan heb ik de oplossing voor je. Het is essentieel dat je een week lang bijhoudt waar je je tijd aan besteedt. Je weet dan waar er tijd 'weg lekt', zodat je daar iets aan kunt doen. Zo wordt je echt insane productief. Je rockt je week en je zorgt er zo voor dat je met een lekker gevoel je weekend in gaat. Klinkt goed? Ok, laten we beginnen.

Je tijd bijhouden klinkt als veel werk? Nou, dat is het niet. Het is letterlijk één druk op de knop en het kan op je telefoon en laptop. Je kunt je tijd super simpel bijhouden met een tijd-tracker die Toggl heet. De tips in dit artikel gaan over de gratis versie van Toggl. Er is een betaalde versie, maar die heb je niet nodig. Er zijn ook alternatieve tools, zoals Harvest.

#1 Maak een gratis account aan

Maak een account aan op www.toggl.com. De tool heeft een betaalde versie, maar die heb je niet nodig. Je kunt dit dus doen met de gratis versie.

#2 Installeer Toggl op alle apparaten

Installeer Toggl op alle apparaten, zodat het makkelijk wordt om te doen. Het is de eerste stap om mega-productief te worden. 

Ik raad je aan om de native apps te installeren, want je krijg dan een notificatie als je je muis/toetsenbord beweegt, maar geen tijd aan het tracken bent. Zo raak je gewend aan de habit om dit in te stellen.

Met de app op je computer krijg je een reminder als je geen tijd hebt ingevuld en je wel je muis beweegt. Zo kom je in de gewoonte om je tijd bij te houden.

  • Installeer de Toggl app op je computer (Windows of Mac)
  • Installeer Toggle op je telefoon.
  • Alternatief: Installeer de Chrome browser plugin

#3 Track je tijd met één druk op de knop

Track je eerste taak in Toggl. Als voorbeeld kun je "Toggl instellen" invullen en vervolgens op de groene > knop te klikken. Je ziet dat de timer nu gaat lopen.


Je kunt de timer ook op de telefoon starten en stoppen als je dat fijner vindt.

#4 Maak Projecten aan in Toggl, zodat je tijd in categorieën kunt indelen.

Een pro-tip voor Toggl: projecten toevoegen. Je kunt dit ook achteraf doen. Toggl heeft een handige functie op Projecten toe te voegen aan de tijd die je trackt. 

Ik heb categorieën waar ik mijn tijd aan wil besteden. Ik wil bijvoorbeeld 4 uur per week bezig zijn met leren. Als je daar meer wilt weten, lees dan het artikel over time-blocking

 In Toggl heb ik een project ‘Learning’ aangemaakt. Als ik een online cursus volg, dan hou ik dat bij. Ik voeg dan ‘Learning’ toe als project. 

Zo krijg je automatisch een overzicht van het type werk waar je je tijd aan besteedt. Diverse taken eisen verschillende "brainpower". Zoals development van sessie vs. executie of meetings. Dus ik zou hier ook iets meer tips in willen zien.

Analyseer jouw tijd van afgelopen week

Na een week kun je goed zien waar je tijd weglekt. In Toggl heb je een rapport per week, zodat je kunt waar jouw tijd heen gegaan is. Stel je wilt iedere week 4 uur training wilt volgen. Dan kun je na een week zien of je dat gelukt is en bijsturen als dat niet gelukt is. In Toggle kun je dit rapport gebruiken:

Op deze manier hou ik mijn tijd bij en kan ik daar op sturen. Het is een simpele manier om te sturen op belangrijke en niet-belangrijke taken. In dit artikel leg ik je uit hoe ik de analyse doe van Toggle rapport.

De volgende stap is om jouw planning van volgende week aan te passen met deze inzichten. Hoe je dat doet, lees je in het artikel over time-blocking.

Meer tips om slimmer te werken?

Iedere donderdag deel ik mijn tips om slimmer te werken. Denk tool tips, workflows en templates.

Ontvang iedere donderdag slimmer werken tips in je inbox.

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Meer funnels tips?

Iedere maandag stuur ik een e-mail met tips over het bouwen van funnels. Lees de laatste experimenten en praktische tips die je meteen kunt inzetten.

Ontvang iedere maandag funnel tips in je inbox.

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Meer artikelen over ondernemen?

Iedere zaterdag stuur ik een e-mail met mijn inzichten en ervaringen over ondernemen.

Ontvang iedere zaterdag tips voor ondernemers

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Dit vind je misschien ook interessant

B2B Leadvergoeding (CPL) berekenen

B2B Leadvergoeding (CPL) berekenen

De Cost-Per-Lead is een belangrijke metric voor B2B lead generatie. Uitleg hoe je CPL berekent voor B2B leads, MQL en SQL.

Lees artikel
Content Plan maken

Content Plan maken

Het contentplan zorgt ervoor dat je posts schrijft met een impact. Ik ga er namelijk vanuit dat je meerdere kanalen draait naast contentmarketing.

Lees artikel
Contentstrategie opstellen

Contentstrategie opstellen

Contentstrategie opstellen voor drukke marketeers. In een half uur de essentiële onderdelen om aan de slag te gaan.

Lees artikel
Zoekwoorden onderzoek doen voor artikelen

Zoekwoorden onderzoek doen voor artikelen

Een artikel dat hoog in Google staat is gebaseerd op zoekwoorden-onderzoek. Tips om een compleet artikel te schrijven dat ook prettig leest.

Lees artikel
Hoe je een blog opzet met Webflow

Hoe je een blog opzet met Webflow

Zet je binnen 2 uur een eigen blog op. Bouw met Webflow templates in 2 uur een website.

Lees artikel
Doelgroep en onderwerpen bepalen contentmarketing

Doelgroep en onderwerpen bepalen contentmarketing

Breng focus in contentmarketing. Contentmarketing expert Michel Ariens legt uit hoe je onderwerpen, doelgroep en kanalen kiest.

Lees artikel