Timeblocking

Ik raad je aan om met een spreadsheet te beginnen en niet direct in je agenda in te plannen. Anders wordt je agenda een rommeltje. Daarnaast werk je sneller in een spreadsheet. Je gaat in het begin nog best wat schuiven namelijk. Een ander voordeel van werken in een spreadsheet, voordat je het in je agenda zet, is dat je over een paar weken terug kunt kijken. Zo zie je hoe jouw planning over de tijd veranderd is.

Je kunt deze template gebruiken om zelf je week in te richten. De template ziet er ingevuld als volgt uit:

In de template zitten 2 ingevulde voorbeelden en een lijstje van belangrijke dingen die je zou moeten inplannen, maar vaak vergeten worden.

Download de template hier. Maak een kopie van de template. Je kunt dan direct in de gekopieerde versie werken. Als je liever een Excel bestand hebt, download dan het bestand.‍

In welke volgorde moet je dit inplannen?

Dit artikel volgt, denk ik, de beste volgorde om je agenda in te delen. Om de inhoud te bepalen, kun je deze spelregels gebruiken:

• Thema-dagen bepalen grotere thema's, als je dat wilt
• Plan aan het begin van de dag minimaal 1 Focus-blok van 1,5 uur - voordat je je e-mail gelezen hebt!
• Plan taken waar je focus voor nodig, zoals complexe vraagstukken of creatief werk aan het begin van de dag. In mijn agenda plan ik voor de lunch 30 minuten in om mijn e-mail te lezen. Dan ben ik 'gaar' en kan ik toch nog een gat vullen voor de lunch. Bijkomend voordeel is er nieuwe mails bijgekomen zijn. Deze cluster ik dus voor de lunch.
• Plan meetings zoveel mogelijk aan het einde van de dag in
• Plan werk waar je minder energie voor nodig hebt, zoals e-mails beantwoorden en administratie bijwerken aan het einde van de dag

1. Vul de Themadagen in

Geef iedere dag een thema. Zo kun je de inhoud van de dag bepalen en clusteren. Je kunt ook thema's samenvoegen natuurlijk. Bekijk de template om voorbeelden te zien van thema-dagen.

Plan zakelijk én privé allemaal in je ideale weekplanning

Zet zakelijk en privé allebei in deze spreadsheet (in je agenda kun je later wel een onderscheid maken als je geen privé-activiteiten in je zakelijke agenda wilt hebben. Ter inspiratie:

• Zondag = familietijd en vrije dag
• Maandag = belangrijkste taak afgerond
• Dinsdag = belangrijkste taak 2 afgerond
• Woensdag = meeting dag
• Donderdag = Learning dag
• Vrijdag = overloop dag. Plan hier geen dingen in! Vrijdag date night in je agenda zetten. 
• Zaterdag = lezen in de ochtend en wandeling maken

‍Wat doe je als je geen primair doel hebt?

I feel you. Ik vind het zelf ook prettiger om sales te verdelen over meerdere dagen. Toch kies ik ervoor om een van deze dagen als 'Sales' dag te benoemen. Als ik een drukke week heb, dan zorg ik dat sales in ieder geval erin blijft staan. Zo gebruik ik het thema dus als prioriteit van de dag.

• Maak thema-dagen van werk voor klanten. Werk op maandag aan klant A en op dinsdag aan klant B. Er mag best wat overlap zijn, maar als de meerderheid van de dag aan klant A besteed wordt, dan is het thema alsnog klant A.
• Het is om werk te clusteren, zodat je sneller werkt. Als de aard van je werk allerlei kleinere taken beslaat, probeer dit dan te clusteren. Geef dan ieder dagdeel een thema.

Voorbeeld van themadagen

Mijn thema-dagen zijn verdeeld in halve dagen. In de template is het eerste voorbeeld mijn ideale weekplanning. Dit is een bizar schema, ik weet het ;-) Vul dit dus zelf in naar je eigen wensen.

Maandag: Most Important Task #1 + sales

Dinsdag: Most Important Task #2 + automation

Woensdag: Most Important Task #3 + meetings

Donderdag: Contentcreatie + Strategy & Finance

Vrijdag: Overloop + Reflectie

‍

2. Plan je gewoontes en rust in

Gebruik sheet 1 van de template om een volledige lijst te zien van alle 'gewoontes' waar je aan moet denken!

• Slaap - zorg dat je minimaal 7 uur slaapt, anders ben je simpelweg niet productief
• Workouts. Blokkeer workouts sowieso in je agenda, ook als je maar 50% van de keren gaat. Als je tijd in je agenda hebt staan, is de kans groter dat je gaat.
• Blokkeer tijd voor lunch in je agenda in. Snel een boterham smeren is niet goed voor jou en niet gezellig voor je collega's.
• Leer iedere week iets. Plan minimaal 30 minuten per week in om iets voor je werk te leren. Doe dit onder werktijd. Op de bank als je moe bent is namelijk niet ideaal.
• Plan iedere dag 30 minuten in om je inbox bij te werken
• Plan je reistijd naar werk in.
  

3. Plan sociale dingen in

• Familie tijd. Zet je papa/mama dag in je agenda.
• Plan een doordeweekse avond voor jezelf. Blokkeer dit en hou dit voor jezelf. Zo voorkom je dat je heen en weer aan het racen bent naar sociale verplichtingen doordeweeks. Voel je niet verplicht dit  tegen je vrienden te vertellen; “Ik heb al een afspraak” is voldoende.
• Avond met vrienden
  

4. Maak tijd om je planning te maken

• Begin iedere dag met een start routine van 10 minuten. Check je takenlijst en e-mail om te zien of er spoedjes zijn waardoor je dag er anders uit kan komen te zien.
• Plan een stop routine in van 10 minuten. Check je e-mail nog 1x. Bekijk je agenda voor morgen en bepaal met welke 3 taken je morgen gaat rocken.
• Weekly Review: Plan 15 minuten in om een Weekly Review te doen. Zo leer je van jezelf. De eerste keer zou ik hier 30 minuten voor rekenen.
• Weekly Planning: plan 60 minuten in aan het einde van je week om je week af te sluiten en de volgende week te plannen. Zo ga je lekker het weekend in.
  

5. Blokkeer terugkerende meetings en commitments

• Blokkeer 1-on-1 met teamleden
• Blokkeer alle terugkerende vergaderingen, zoals team meetings / all hands meetings
• Blokkeer tijd voor administratie en finance (indien toepasselijk)
• Blokkeer sales en business development tijd (indien toepasselijk)
• Als afspraken om de 2 weken zijn dan kun je 2 taken afwisselen. Ik doe iedere 2 weken de administratie. Dat blok wissel ik met een strategische sessie.
  

6. Plan blokken voor Klant werk in

Het kan zijn dat je 80% van je week voor klanten werkt. Dan is dat je grootste blok. De rest plan je eromheen.

7. Blokkeer 3 Focus-blokken in: de Most Important Tasks

• Most Important Tasks: Plan 3 blokken van 2 tot 4 uur op 3 ochtenden, zodat je ongestoord en aan één stuk aan een belangrijke taak kunt werken. Je zult je verbazen hoeveel je kunt doen in een uur als je met focus kunt werken aan wat belangrijk is.

NB De lunch op donderdag is een half uurtje later. De lunch heb ik hier verschoven, omdat het sales blok anders geen 2 uur aaneengesloten is. Dat wil je wel om je concentratie te verhogen.

Maak een tweede agenda aan in Google Calendar

Als je zelf een andere agenda dan Google gebruikt, doe dan het volgende:

• Maak een tweede agenda aan en zet daar je ideale weekplanning in.
• Plan voor het begin van de week je agenda in.
• Review aan het einde van de week door de 2 agenda's over elkaar heen te leggen.
• Gebruik de learnings uit je review om volgende week nog beter te plannen.

Maak een nieuwe kalender aan

Noem de agenda 'Ideale Week Template' of iets vergelijkbaars. Je wilt het verschil kunnen zien tussen je daadwerkelijke agenda en de template. Als je de agenda Ewoud 2 noemt, dan kun je per ongeluk meetings in de verkeerde agenda schieten en dan ga je dingen missen.

Zet terugkerende afspraken in beide agenda's

Alle vergaderingen waar je bij moet zijn én die terugkerend zijn zet je in beide agenda's: in je ideale weekplanning én in je primaire Google Calendar.

Vul alle blokken in als recurring tasks. Maak een nieuw Event aan en klik op de more options knop. Klik vervolgens op de herhaling knop. Je ziet dan deze opties. Je kunt kiezen voor repeat every Thursday als de afspraak één keer per week is. Wil je een afspraak op specifieke dagen inplannen? Klik dan op ‘custom’ en selecteer de dagen waarop je de afspraak terug wilt laten komen.

Pas volgorde en kleuren aan voor overzicht

Verander de kleur van de Ideale weekplanning template naar een andere kleur dan je primaire agenda. Zo weet je zeker dat je in de juiste agenda werkt.

Als je de volgorde van agenda's wilt wijzigen, verander de naam van de agenda (in je instellingen) en zet er een cijfer voor. Google sorteert dit automatisch op alfabetische volgorde. Mijn primaire agenda is 001 en mijn Ideale Week Template 01. Zo komen ze in de juiste volgorde te staan.

9.Plan je volgende week in (in je primaire agenda)

Plan op vrijdagmiddag of in het weekend je volgende week. Maandagochtend is te laat. Je mailbox zit dan al vol en je gaat reageren op niet-belangrijke dingen. Het is dus essentieel dat je het doet in rust én minimaal 1 dag vantevoren.

1. Bekijk je jaar- of maand- doelstellingen, of sprintplanning wat er op de agenda staat. (Als je deze hebt).
2. Review je doelen van het jaar
3. Bekijk je agenda en bekijk welke belangrijke must-do's en commitments er in je agenda staan
4. Bekijk je agenda voor meeting requests
5. Bekijk je agenda met recurring events die plaats vinden of juist niet doorgaan
6. Bekijk je doelstelling uit punt 1 nogmaals (loop alles na om te kijken of je in lijn bent met je doelstellingen)
7. Bepaal je Grote Drie (3 key results voor de week die je af wilt hebben.) Denk hier goed over na. Wat zijn 3 dingen waar je echt blij mee bent als je deze afrondt. Bedenk dat je alleen de focus & most important task blokken hebt om dit in te vullen. ****In de afbeeldingen van het voorbeeld van de Ideale Week Template staan 2 voorbeelden. De ene agenda heeft de 3 MIT blokken erin staan. Voor de tweede agenda bepaalt deze dame binnen haar klant werk blokken wat ze voor de klant gaat doen. Ze bepaalt dus de impact binnen het blok.
8. Fill the gaps: Vul de tijd die je 'over' hebt in je primaire agenda (in mijn voorbeeld donkerblauw), op met de blokken uit je Ideale Week Template (in mijn voorbeeld lichtblauw). Als je  helemaal geen gaten meer hebt in je agenda, dan ben je geslaagd. Je hebt namelijk gevonden waar je tijd weglekt. Je kunt nu bewust een keuze maken welke dingen je laat vallen uit je agenda. Misschien hoef je toch niet bij 4 meetings per week te zijn? Als je dit aan je baas laat zien, is de kans groot dan je minder meetings in je agenda krijgt. Dan kom je aan je werk toe en kun je meer impact maken.

Wat moet je doen als je geen tijd meer over hebt?

Maak je geen zorgen, dit gaat bij 90% van de mensen fout de eerste paar keer. Dat is precies de reden dat time blocking zo goed werkt. Er zijn terugkerende meetings of verantwoordelijkheden die je 'vergeet'. Of in ieder geval niet in je agenda zet. Je hebt meer taken dan uren en dat zorgt voor stress.

Afsluiting

Ook goed om hierbij te vermelden dat je steeds beter leert wat jouw focus momenten zijn, hoe lang je over bepaalde taken doet en hoe veel tijd je aan niet-productieve taken kwijt bent.

De time blocking methode legt bloot waar je dubbele afspraken maakt met jezelf en met anderen. Ook kun je zien waar je te optimistisch bent. Zo zie je bijvoorbeeld dat je reistijd of vergaderingen niet hebt opgenomen.

Om dit visueel te maken, gebruik ik voor de eerste template een spreadsheet - deze kun je makkelijker bewaren en over 6 maanden leggen naar je 'nieuwe' Ideale Week Template. De bedoeling is dat je de 2 agenda's in je Google Calendar steeds meer op elkaar laat afstemmen. De 'oude' spreadsheet heb je dan om over een aantal maanden te vergelijken. Je zult zien dat je steeds beter wordt in het plannen van de ideale week.