Een uitleg hoe je start met time-blocking
Ik raad je aan om met een spreadsheet te beginnen en niet direct in je agenda in te plannen. Anders wordt je agenda een rommeltje. Daarnaast werk je sneller in een spreadsheet. Je gaat in het begin nog best wat schuiven namelijk. Een ander voordeel van werken in een spreadsheet, voordat je het in je agenda zet, is dat je over een paar weken terug kunt kijken. Zo zie je hoe jouw planning over de tijd veranderd is.
Je kunt deze template gebruiken om zelf je week in te richten. De template ziet er ingevuld als volgt uit:
In de template zitten 2 ingevulde voorbeelden en een lijstje van belangrijke dingen die je zou moeten inplannen, maar vaak vergeten worden.
Download de template hier. Maak een kopie van de template. Je kunt dan direct in de gekopieerde versie werken. Als je liever een Excel bestand hebt, download dan het bestand.
Dit artikel volgt, denk ik, de beste volgorde om je agenda in te delen. Om de inhoud te bepalen, kun je deze spelregels gebruiken:
Geef iedere dag een thema. Zo kun je de inhoud van de dag bepalen en clusteren. Je kunt ook thema's samenvoegen natuurlijk. Bekijk de template om voorbeelden te zien van thema-dagen.
Zet zakelijk en privé allebei in deze spreadsheet (in je agenda kun je later wel een onderscheid maken als je geen privé-activiteiten in je zakelijke agenda wilt hebben. Ter inspiratie:
I feel you. Ik vind het zelf ook prettiger om sales te verdelen over meerdere dagen. Toch kies ik ervoor om een van deze dagen als 'Sales' dag te benoemen. Als ik een drukke week heb, dan zorg ik dat sales in ieder geval erin blijft staan. Zo gebruik ik het thema dus als prioriteit van de dag.
Mijn thema-dagen zijn verdeeld in halve dagen. In de template is het eerste voorbeeld mijn ideale weekplanning. Dit is een bizar schema, ik weet het ;-) Vul dit dus zelf in naar je eigen wensen.
Maandag: Most Important Task #1 + sales
Dinsdag: Most Important Task #2 + automation
Woensdag: Most Important Task #3 + meetings
Donderdag: Contentcreatie + Strategy & Finance
Vrijdag: Overloop + Reflectie
Gebruik sheet 1 van de template om een volledige lijst te zien van alle 'gewoontes' waar je aan moet denken!
Het kan zijn dat je 80% van je week voor klanten werkt. Dan is dat je grootste blok. De rest plan je eromheen.
NB De lunch op donderdag is een half uurtje later. De lunch heb ik hier verschoven, omdat het sales blok anders geen 2 uur aaneengesloten is. Dat wil je wel om je concentratie te verhogen.
Als je zelf een andere agenda dan Google gebruikt, doe dan het volgende:
Noem de agenda 'Ideale Week Template' of iets vergelijkbaars. Je wilt het verschil kunnen zien tussen je daadwerkelijke agenda en de template. Als je de agenda Ewoud 2 noemt, dan kun je per ongeluk meetings in de verkeerde agenda schieten en dan ga je dingen missen.
Alle vergaderingen waar je bij moet zijn én die terugkerend zijn zet je in beide agenda's: in je ideale weekplanning én in je primaire Google Calendar.
Vul alle blokken in als recurring tasks. Maak een nieuw Event aan en klik op de more options knop. Klik vervolgens op de herhaling knop. Je ziet dan deze opties. Je kunt kiezen voor repeat every Thursday als de afspraak één keer per week is. Wil je een afspraak op specifieke dagen inplannen? Klik dan op ‘custom’ en selecteer de dagen waarop je de afspraak terug wilt laten komen.
Verander de kleur van de Ideale weekplanning template naar een andere kleur dan je primaire agenda. Zo weet je zeker dat je in de juiste agenda werkt.
Als je de volgorde van agenda's wilt wijzigen, verander de naam van de agenda (in je instellingen) en zet er een cijfer voor. Google sorteert dit automatisch op alfabetische volgorde. Mijn primaire agenda is 001 en mijn Ideale Week Template 01. Zo komen ze in de juiste volgorde te staan.
Plan op vrijdagmiddag of in het weekend je volgende week. Maandagochtend is te laat. Je mailbox zit dan al vol en je gaat reageren op niet-belangrijke dingen. Het is dus essentieel dat je het doet in rust én minimaal 1 dag vantevoren.
Maak je geen zorgen, dit gaat bij 90% van de mensen fout de eerste paar keer. Dat is precies de reden dat time blocking zo goed werkt. Er zijn terugkerende meetings of verantwoordelijkheden die je 'vergeet'. Of in ieder geval niet in je agenda zet. Je hebt meer taken dan uren en dat zorgt voor stress.
Ook goed om hierbij te vermelden dat je steeds beter leert wat jouw focus momenten zijn, hoe lang je over bepaalde taken doet en hoe veel tijd je aan niet-productieve taken kwijt bent.
De time blocking methode legt bloot waar je dubbele afspraken maakt met jezelf en met anderen. Ook kun je zien waar je te optimistisch bent. Zo zie je bijvoorbeeld dat je reistijd of vergaderingen niet hebt opgenomen.
Om dit visueel te maken, gebruik ik voor de eerste template een spreadsheet - deze kun je makkelijker bewaren en over 6 maanden leggen naar je 'nieuwe' Ideale Week Template. De bedoeling is dat je de 2 agenda's in je Google Calendar steeds meer op elkaar laat afstemmen. De 'oude' spreadsheet heb je dan om over een aantal maanden te vergelijken. Je zult zien dat je steeds beter wordt in het plannen van de ideale week.
Growth hacker Ward van Gasteren heeft een boek geschreven en een groei-model ontwikkeld. Een interview of groeimodellen, de verandering van werk en wat growth hacking betekent.
Growth hacker Davy Fung-A-Lo over zijn transitie naar developer als volgende fase van growth marketing, zelf experimenten kunnen bouwen en de toekomst van advertising.
Growth hacker Toon van Welsem van Sprints & Sneakers vertelt over marketing automation bouwen, 'big wins' in experimenten en nieuwe dingen leren.