Tips productiviteit Gmail

Praktische tips om het meeste uit Gmail te halen. Tips van de pro's om e-mail twee keer zo snel te verwerken.
Ewoud Uphof

7/10/2020

Dit is stap

9

van de

Time Management

handleiding.

In deze gids leg ik je uit hoe ik mijn Gmail heb ingesteld voor maximale productiviteit. Er zitten namelijk extreem handige functies in Gmail die veel mensen niet kennen. Ook als je al jaren Gmail gebruikt, zul je waarschijnlijk nog tips halen uit dit artikel.

Ik ga je ze laten zien met print screens en geef je meteen praktische tips om ermee aan de slag te gaan.

Stap 1: Instellingen aanpassen

Open de instellingen in Gmail. Klik op het radar-icoontje en selecteer' Instellingen'

In het tabblad Algemeen pas je de volgende instellingen aan.

Zet maximum paginaformaat op 100

Stel dit in op 100 berichten per pagina. Dat betekent dat je kunt scrollen en al je e-mails op één pagina kunt zien.

Zet verzenden ongedaan maken op 30 seconden

Als je per ongeluk een e-mail verstuurt zonder bijlage, is dit jouw optie. Je krijgt 30 seconden om een e-mail terug te halen, voordat deze verstuurd wordt.

Zet verzenden en archiveren aan

Zet de instelling "Knop 'Verzenden en archiveren' weergeven in antwoord' aan. Dit zorgt ervoor dat je e-mails direct kunt archiveren. Archiveren haalt een mailtje uit je inbox, maar de e-mail is niet verwijderd. Je kunt de e-mail dus altijd nog terugvinden.

Controleer of gespreksweergave aan staat

Dit zorgt ervoor dat gesprekken samengevoegd worden op basis van afzender en onderwerp. Je krijgt dus conversaties. In Outlook had je dat 'vroeger' niet, dus mocht je de old-school manier willen zien van losse e-mails dan is dit jouw instelling.

Zet desktopmeldingen uit

Afleiding van e-mails zorgt voor stress. In dit artikel lees je hoe je minder tijd in je inbox besteedt. Zet de desktopmeldingen uit, omdat je 3x per dag je inbox checkt en dat is meer dan genoeg.

Zet sneltoetsen aan

Zet "Sneltoetsen" aan. Dit is super handig, omdat je daarmee veel sneller e-mails kunt verwerken.

De sneltoetsen zijn:

Stap 2: Stel je inbox in

We gaan nu naar het 3e tabblad binnen instellingen. Klik op "Inbox".

Stel één inboxtype in

Mijn methode om email te verwerken is gebaseerd op Getting Things Done. Daarom gebruik ik één inboxtype, namelijk Primair. Ik wil alle e-mails die ik krijg één keer zien en bepalen wat ik daarmee ga doen.

Overweeg leesvenster in te schakelen

Zeker als je een groot scherm hebt, dan is een leesvenster handig. Je kunt dan de e-mails lezen aan de onder- of rechterkant. 

Emails rechts je inbox ziet er zo uit:


Emails onder je inbox ziet er zo uit:

Stap 3: 'Geavanceerde' instellingen

De laatste stap is om de geavanceerde instellingen aan te passen. Dit tabblad vind je verder naar rechts door op 'Geavanceerd' te klikken.

Stel automatisch doorgaan in

Als je een e-mail archiveert, dan ga je automatisch door naar de eerstvolgende e-mail in je inbox en niet terug naar de inbox-overzichtspagina.

Vink templates aan

Zet deze instelling aan, zodat je e-mails die je vaker verstuurt kunt opslaan als template. Dat doe je als volgt:

  1. Schrijf een e-mail
  2. Klik op de 3 puntjes rechts onder
  3. Selecteer templates (als je deze functie dus hebt aangezet)
  4. Sla het concept op als template.
  5. Geef de e-mail een naam en sla dit op.
  6. Je kunt deze e-mail dan gemakkelijk toevoegen en sneller versturen. Geen copy-paste meer uit Google Doc bestanden :)

Zet Pictogram 'Ongelezen berichten' uit

Als je Gmail hebt opgeslagen als Bookmark (wat je zou moeten doen) dan zie je een icoontje met hoeveel ongelezen e-mails je hebt. Dat is een andere trigger om e-mails te bekijken. Om dat te voorkomen kun je dit dus uitzetten via de instellingen.

Stel offline Gmail in

Als je hardcore mode wilt werken, dan zet je je internet uit. Je wilt dan wel e-mails kunnen opstellen en (klaar zetten voor) versturen. Dat doe je door Gmail offline in te stellen. Het kan zijn dat je dit eerst op administrator-niveau in G Suite moet instellen. Dat is het geval als je dit scherm ziet:

Als dit niet werkt, lees hier hoe je dat oplost: https://support.google.com/a/answer/7684186?hl=en

Na 24 uur ziet het scherm er zo uit:

Stel vervolgens Offline Gmail als volgt in:

Stap 4: Stel weergave dichtheid in

Je kunt kiezen hoe groot iedere regel is van een e-mail. Selecteer de Weergave Dichtheid om 3 opties te kiezen:

  • Standaard - labels, links naar bijlages
  • Gemakkelijk - geen 'rich media' maar iets meer ruimte tussen de regels
  • Compact - alle e-mails dichter op elkaar.

Stap 5: Stel Compose standaard op volledig scherm in

E-mails schrijven in Gmail is niet de beste ervaring. Het venster is klein en je wordt afgeleid. Je kunt dit aanpassen.

  • Stel een nieuwe e-mail op.
  • Klik op de 3 puntjes rechts onder
  • Selecteer ' Standaard op volledig scherm instellen'

Dit zijn praktische tips hoe je je Gmail instelt voor maximale productiviteit.

In het volgende artikel leg ik je uit hoe je de krachtige zoekfunctie van Gmail gebruikt met speciale zoekopdrachten om iedere e-mail terug te vinden.

Meer tips om slimmer te werken?

Iedere donderdag deel ik mijn tips om slimmer te werken. Denk tool tips, workflows en templates.

Ontvang iedere donderdag slimmer werken tips in je inbox.

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Meer funnels tips?

Iedere maandag stuur ik een e-mail met tips over het bouwen van funnels. Lees de laatste experimenten en praktische tips die je meteen kunt inzetten.

Ontvang iedere maandag funnel tips in je inbox.

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Meer artikelen over ondernemen?

Iedere zaterdag stuur ik een e-mail met mijn inzichten en ervaringen over ondernemen.

Ontvang iedere zaterdag tips voor ondernemers

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Dit vind je misschien ook interessant

B2B Leadvergoeding (CPL) berekenen

B2B Leadvergoeding (CPL) berekenen

De Cost-Per-Lead is een belangrijke metric voor B2B lead generatie. Uitleg hoe je CPL berekent voor B2B leads, MQL en SQL.

Lees artikel
Content Plan maken

Content Plan maken

Het contentplan zorgt ervoor dat je posts schrijft met een impact. Ik ga er namelijk vanuit dat je meerdere kanalen draait naast contentmarketing.

Lees artikel
Contentstrategie opstellen

Contentstrategie opstellen

Contentstrategie opstellen voor drukke marketeers. In een half uur de essentiële onderdelen om aan de slag te gaan.

Lees artikel
Zoekwoorden onderzoek doen voor artikelen

Zoekwoorden onderzoek doen voor artikelen

Een artikel dat hoog in Google staat is gebaseerd op zoekwoorden-onderzoek. Tips om een compleet artikel te schrijven dat ook prettig leest.

Lees artikel
Hoe je een blog opzet met Webflow

Hoe je een blog opzet met Webflow

Zet je binnen 2 uur een eigen blog op. Bouw met Webflow templates in 2 uur een website.

Lees artikel
Doelgroep en onderwerpen bepalen contentmarketing

Doelgroep en onderwerpen bepalen contentmarketing

Breng focus in contentmarketing. Contentmarketing expert Michel Ariens legt uit hoe je onderwerpen, doelgroep en kanalen kiest.

Lees artikel