Weekly Review

Praktische tips voor een Weekly Review. Ga van chaos naar helderheid in 30 minuten. Rond de week af, reflecteer en plan vooruit.
Ewoud Uphof

7/10/2020

Dit is stap

4

van de

Time Management

handleiding.

Een Weekly Review is een simpele gewoonte om eens per week een review te doen van je week, je projecten en doelstellingen en perspectief en inzichten te verwerven. Je leert van jezelf en met kleine wijzigingen over een langere tijd een grote impact. De Weekly Review bestaat uit wekelijks terugkerende taken die je toch al moet doen, gecombineerd in een checklist voor maximale efficiëntie. 

De Weekly Review is breed-geaccepteerd als één van de meest belangrijke en zinvolle productiviteitstips. De Weekly Review is volgens David Allen een kritieke succesfactor in het succes van Getting Things Done.


Sinds ik in 2016 met een productiviteit-coach heb gewerkt, doe ik Weekly Reviews. Ik heb alle mogelijke vormen onderzocht en getest. In dit artikel leg ik je uit hoe het werkt en waarom dit zo belangrijk is. Deze versie hoeft niet voor iedereen te werken, dus pas het vooral aan naar wat werkt voor jou.

Voor wie is een Weekly Review?

Met een Weekly Review ga ik van chaos naar focus in 60 minuten. Aan het einde van mijn week doorloop ik een checklist die zorgt dat ik van chaos naar focus kan gaan. Hoe hectisch mijn week ook was, het is een reset die zorgt dat ik met focus aan de nieuwe week begin.

Zelfs als ik terugkom van vakantie doe ik een Weekly Review. Natuurlijk heb ik dan geen to-do’s staan, maar het geeft me een goed gevoel om een periode af te sluiten en met aandacht en focus te starten aan een nieuwe week.

Nu denk je vast: wie heeft daar tijd voor in een overvolle week?

Nou, jij. Een Weekly Review is voor jou als je:

  • De week start zonder plan
  • Met een goed gevoel het weekend in wilt gaan
  • Druk hebt, maar geen voortgang maakt (of voelt)
  • Tijd opzij wilt zetten om te reflecteren en beter wilt worden in je werk
  • Meer gedaan wilt krijgen in een week

Wat een Weekly Review NIET is

Een Weekly Review zorgt voor hogere output en is dus geen fluffy manier om te bepalen wat je wilt bereiken in je leven. Je reflecteert dus niet op je hele leven en hoeft ook niet al het werk dat je doet in twijfel te trekken.

Mijn Weekly Review is onderverdeeld in 3 onderdelen:

  1. Verwerken van losse eindjes van de week
  2. Reflectie op de week
  3. Plannen van volgende week

Waarom een Weekly Review doen?

Reden 1: Werk aan je doelen met intentie en aandacht

Als je iedere dag druk bent en toch geen idee hebt wat je vandaag gedaan hebt, dan is een Weekly Review een goede methode om je tijd in te delen met meer aandacht voor je doelstellingen. Je eigen doelstellingen komen eerst. De rest volgt daarop.

Reden 2: Reflectie-moment inbouwen

Als je iedere week 1% beter kunt worden door je eigen werk te reflecteren, dan kun je ongekende hoogtes bereiken. Het zorgt ervoor dat je sneller promotie maakt, je bedrijf harder kunt laten groeien of dat je beter studeert. Je onderzoekt namelijk in een Weekly Review jezelf en bekijkt waar je kleine verbeteringen kunt doorvoeren.

Reden 3: Fire-break inbouwen

Je start met frisse moed aan een nieuw gym-schema. En dan verstuik je je enkel, of heb je een familieweekend. Wat het ook is, je plannen worden in de war gegooid. Een Weekly Review is een moment om te realiseren dat je van het pad af bent geraakt. Het is een reset die ervoor zorgt dat je door kunt met de plannen die je had.

Sebastian Marshall noemt dit begrip een fire break:

A firebreak in daily life are pre-built areas that stop you from acting stupidly on autopilot and give you a shot to reboot the behaviors you want.

Voor COVID ging ik 5x per week naar de gym. Tijdens COVID? 0 keer. Ik was er helemaal uit. Dat is wat je wilt voorkomen. Het is beter om 1x per week te gaan en het tenminste vol te houden, dan helemaal niet te gaan. In een Weekly Review kun je hierop reflecteren en de draad weer oppakken met een reset van de habit.

Iedereen maakt fouten. De Weekly Review is een moment om deze te vangen voor het grote monsters van problemen worden. De Weekly Review is een bewust gekozen moment om te resetten en kleine problemen te spotten, voordat het grote problemen worden. Begin direct met het fixen van dingen waar je off-track bent; het hoeft niet perfect te zijn, begin met de eerste stap.

Reden 4: Tijd is ons meest waardevolle bezit. Waar geef je het aan uit?

Tijd is ons meest waardevolle asset. In een Weekly Review doe je een analyse waar je tijd heen gegaan is en hoe je dat beter kunt besteden. Tiago Forte gebruikt een goede analogie. Productiviteit is net als investeren. Alleen in plaats van geld investeer je tijd. In de Weekly Review bekijk je hoe je je tijd hebt geïnvesteerd. Dingen die goed gaan, blijf je doen. Dingen die weinig hebben opgeleverd, kun je van leren.

Het werkt net als een investeringsportfolio die je eens in de zoveel tijd wilt herbalanceren. Met kleine aanpassingen zorg je dat je op koers blijft om je doelstellingen te behalen.

Reden 5: Een beter gebalanceerd beeld van de week

Interessant om daarbij op te merken dat als ik een kut-dag heb op vrijdag ik een significant lager cijfer geef voor de hele week. Andersom kan ik met een domper op maandag alsnog een 10 geven bij een top-vrijdag. Dit wordt de Present Bias genoemd. Als ik door mijn agenda en notities ga, heb ik dus een beter gebalanceerd beeld bij de week.

Reden 6: Vier je successen

We lezen in een wereld waarin alles snel moet. En daarom vergeet je soms wat je hebt bereikt, omdat je bezig bent met het volgende ding.

Deel 1: Rond taken van de week af

1. Email inbox verwerken

De eerste stap is al mijn emails verwerken. Dat betekent overigens niet dat ik reageer op alle e-mails. De emails verwerk ik in 4 categorieën:

  1. Reageer/verwerk e-mails die ik binnen 2 minuten kan doen
  2. Zet afspraken in mijn agenda
  3. Voeg taken toe aan mijn to-do systeem
  4. Voeg interessante artikelen die ik nog wil lezen toe aan Read Later
  5. Sla bestanden op als referentie in Google Drive of Notion

Dit doe ik totdat ik inbox zero heb bereikt. Het belangrijkste hier is dat je geen emails verwerkt en niet op alles gaat reageren. Je wilt een beslissing maken en geen actie ondernemen.

2.Check agenda (-2/+4 weken) en Toggle report

Doorloop de afgelopen week en bekijk of er nog losse eindjes zijn in de afspraken die ik met mensen heb gehad. Verzet afspraken die niet goed uitkomen, plan afspraken zoveel mogelijk samen. Een goede regel is daarbij: kijk 2 weken terug en 4 weken vooruit.

3. Check Slack & Whatsapp

Doorloop mijn berichten apps en ik zorg ervoor dat ik op alle berichten heb gereageerd.

4. Verwerk alle Notion notities van de week

Voor de meeste dingen maak ik aantekeningen. Eens per week doorloop ik deze notities om te zien of er nog taken of projecten in zitten. Deze verplaats ik naar mijn to-do systeem en ik vink de notitie af als ‘complete’. In Notion verwerk ik een ‘extra’ Inbox die ik nog heb.

5. Ruim Downloads/Desktop/Drive op

Zelf gebruik ik geen papier meer, maar af en toe komen er nog facturen binnen. Ik zorg dat ik de fysieke papieren op mijn bureau opruim.

Vervolgens ruim ik mijn Downloads folder op en verplaats de relevante bestanden naar Drive of Notion. Hier staan vaak afbeeldingen in die ik wil opslaan, zodat ik ze kan terugvinden. Bijv. printscreens die ik gebruik voor artikelen of thumbnails van artikelen.

In mijn Google Drive staan losse bestanden die ik in de juiste map zet of verwijder. Als laatste ga ik door het bureaublad van mijn laptop op, zodat alle bestanden in mappen staan

6. Voeg nieuwe projecten/taken toe

Uit bovenstaande komt een lijst van taken. Daar voeg ik andere taken die ik in mijn hoofd heb zitten aan toe. Zo heb ik een braindump van alle taken. Op deze manier maak ik mijn hoofd leeg op de GTD manier. Op deze manier heb ik alle taken in mijn to-do staan en uit mijn hoofd.

7. Maak je hoofd leeg met een mindsweep

Zijn er nog dingen die in je hoofd zitten? Schrijf en verwerk alle nieuwe projecten in je hoofd, to-do’s, dingen waar je op wacht van anderen, etc.

8. Prioriteer taken en geef aan hoelang ze duren

De taken geef ik vervolgens een prioriteit mee (low/medium/high/top) en hoelang een taak duurt (15/30/60 minuten)

Deel 2: Reflectie op de week

9. Beantwoord vragen voor reflectie

Met een korte reflectie kun je terugkijken op wat je wilde bereiken en wat je hebt gedaan. Zo leer je van jezelf en wordt je steeds productiever.

Dit zijn de vragen:

  • Wat heb je gedaan om Maandelijkse sprint te behalen? 
  • Wat heb ik succesvol afgerond deze week? (Vier succes)
  • Wat is niet af van deze week? Waarom niet? Wat kun je daarvan leren?
  • Wat is de grootste bottleneck van deze week? Wat is de volgende stap om de bottleneck op te lossen?

Dat ziet er in Notion als volgt uit:


10. Voeg print screen toe van Toggl & Google Calendar

Ik voeg hier een printscreen toe van Toggle en Google Calender om te zien waar mijn tijd heen gegaan is. 

11. Geef je week een cijfer

Sinds ik met Seffie in 2016 een productiviteits traject heb gedaan, hou ik iedere week mijn score bij. Als ik een hoog of laag cijfer geef (voor mijn doen) dan schrijf ik uit waar dat aan ligt.



12. Schrijf een samenvatting van de week

Iedere week schrijf ik een korte samenvatting van mijn week, zowel privé en zakelijk door elkaar. Vooral als ik opschrijf hoe ik me voel, dan helpt me dat enorm als ik het in de toekomst teruglees. Geen dagboek, maar een weekboek dus. Zoals je in de printscreen hieronder ziet doe ik dit al veel weken achter elkaar (en de lijst loopt nog veel verder door).

Het is een kijkje in mijn eigen geest en vaak lees ik dingen die ik alweer vergeten was als ik het teruglees. In een maandelijkse review (en jaarlijkse review) lees ik deze samenvattingen terug en loop zo door mijn jaar heen. Erg leuk om te doen en te zien hoe je progressie maakt.

Deel 3: Plan volgende week

13. Bepaal de 3 key results van volgende week

Aan de hand van wat belangrijk is (en mijn kwartaal doelen) bepaal ik wat de volgende stap is om daar voortgang mee te maken. Ik schrijf 3 key results van de week op; dat zijn projecten en geen taken.

14. Bepaal de taken die ik volgende week ga doen

Aan de hand van de lijst die ik in 7 heb gemaakt, voeg ik de taken toe aan mijn weekplanning van volgende week. Op deze manier heb ik een volgorde van de taken die ik volgende week ga doen en hoef ik ‘alleen’ nog maar de taken uit te voeren. Ik weet dan dus al wat ik ga doen.

Bron afbeelding

Tips voor goede Weekly Review

Doe je weekly Review voor de maandag begonnen is

Je wilt weten waar je aan begint in een week. De Weekly Review moet dus gedaan worden voordat een nieuwe week begint. Veel gebruikte tijden zijn vrijdagmiddag of in het weekend. Zet dit in je agenda en zorg dat je dit

Maak tijd voor een weekly Review en zet het in je agenda

Iedere vrijdagmiddag sluit ik mijn week af met de Weekly Review en plan ik mijn volgende week. Zet het in je agenda als afspraak met jezelf.

Zorg dat je Review uitvoert en geen taken aan het doen bent

Een bekende valkuil is dat je in een Weekly Review ook dingen gaat doen die daar uitkomen. Dat is niet de bedoeling. Alle taken die korter dan 2 minuten duren kun je meteen doen, maar de rest moet je inplannen.

Weekly Review Templates

Todoist template voor Weekly Review

Notion template voor Weekly Review

Officiele GTD template voor Weekly Review

Simpele versie van Weekdone in PDF

Conclusie

Deze oefening zorgt ervoor dat ik precies waar ik volgende week aan werk. Het zorgt er ook voor dat ik weet dat er geen ‘oh ja’ momenten zijn in het weekend. Zo kan ik lekker de week afsluiten.

Meer tips om slimmer te werken?

Iedere donderdag deel ik mijn tips om slimmer te werken. Denk tool tips, workflows en templates.

Ontvang iedere donderdag slimmer werken tips in je inbox.

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Meer funnels tips?

Iedere maandag stuur ik een e-mail met tips over het bouwen van funnels. Lees de laatste experimenten en praktische tips die je meteen kunt inzetten.

Ontvang iedere maandag funnel tips in je inbox.

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Meer artikelen over ondernemen?

Iedere zaterdag stuur ik een e-mail met mijn inzichten en ervaringen over ondernemen.

Ontvang iedere zaterdag tips voor ondernemers

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Dit vind je misschien ook interessant

B2B Leadvergoeding (CPL) berekenen

B2B Leadvergoeding (CPL) berekenen

De Cost-Per-Lead is een belangrijke metric voor B2B lead generatie. Uitleg hoe je CPL berekent voor B2B leads, MQL en SQL.

Lees artikel
Content Plan maken

Content Plan maken

Het contentplan zorgt ervoor dat je posts schrijft met een impact. Ik ga er namelijk vanuit dat je meerdere kanalen draait naast contentmarketing.

Lees artikel
Contentstrategie opstellen

Contentstrategie opstellen

Contentstrategie opstellen voor drukke marketeers. In een half uur de essentiële onderdelen om aan de slag te gaan.

Lees artikel
Zoekwoorden onderzoek doen voor artikelen

Zoekwoorden onderzoek doen voor artikelen

Een artikel dat hoog in Google staat is gebaseerd op zoekwoorden-onderzoek. Tips om een compleet artikel te schrijven dat ook prettig leest.

Lees artikel
Hoe je een blog opzet met Webflow

Hoe je een blog opzet met Webflow

Zet je binnen 2 uur een eigen blog op. Bouw met Webflow templates in 2 uur een website.

Lees artikel
Doelgroep en onderwerpen bepalen contentmarketing

Doelgroep en onderwerpen bepalen contentmarketing

Breng focus in contentmarketing. Contentmarketing expert Michel Ariens legt uit hoe je onderwerpen, doelgroep en kanalen kiest.

Lees artikel