Tool Review Zapier

Met Zapier koppel je de tools die je toch al gebruikt aan elkaar, zodat ze met elkaar praten. Denk aan Gmail, Drive, Dropbox, Trello, Asana en nog veel meer. Bijna alle tools die ik gebruik zijn aangesloten, waardoor data uitgewisseld kan worden.

‍

Je verspilt veel tijd aan handmatig werk, misschien wel zonder dat je het doorhebt. Herken jij je hier in:

‍

Eindeloos knippen/plakken uit e-mails?

Handmatig dezelfde documenten aanmaken in Google Docs?

Email kopiëren naar je to-do systeem?

‍

Met Zapier is dat verleden tijd. Je kunt de werkprocessen namelijk uitwerken in Zapier en dan gebeurt het automatisch. Als je weet hoe je het moet gebruiken, kun je elke week uren besparen, tonnen saaie administratie achterwege laten en je eigen app-automation bouwen!

Wat is Zapier?

Zapier wordt ook wel het Zwitsers zakmes van het internet genoemd. Je kunt met deze tool data heen en weer sturen tussen APIs. Ik gebruik dit om veel tijd te besparen. Zapier heeft zowel gratis als betaalde abonnementen.

‍

‍

Voorbeelden van Zapier automations

• Als een e-mail binnenkomt in Gmail, maak er dan een taak van aan in Asana en Trello
• Als een lead het contactformulier invult via de website, maak dan een deal aan in Pipedrive
• Als een factuur betaald wordt in Bunq, stuur een notificatie in Slack van de betaling
• Als nieuwe factuurgegevens binnenkomen, maak een kopie van de overeenkomst, vul de gegevens in en stuur naar de klant
• Week focus herinnering met Airtable en Zapier
  

Mijn ervaring met Zapier

Ik ben echt fan van Zapier. Het gekke is dat ik het iedere dag gebruik, maar dat ik er niets van merk. Pas als een Zap het niet doet, merk ik pas hoe fijn de tool is. Ik krijg veel meldingen binnen van zaken via Slack. Die notificaties heb ik gebouwd, zodat ik minder e-mails ontvang.

Voor deze website gebruik ik Zapier veelvuldig. Als jij hier iets downloadt, dan wordt de data van Webflow naar Autopilot gestuurd, zodat je meteen een e-mail ontvangt met de download link. Wel zo handig, want anders zou ik dat handmatig moeten doen.

Autopilot heeft de mogelijkheid om de data ook af te vangen, maar toch kies ik er voor om Zapier te gebruiken. De reden dat ik dat doe is omdat de data-koppeling via Zapier 'beter' loopt in mijn ogen.

Voor mijn e-commerce bureau Polaris Growth heb ik zelfs 80% van de onboarding geautomatiseerd.

Hoe werkt Zapier?

• De eerste stap is een Trigger, iets dat gebeurt, zoals een binnenkomende e-mails
• De tweede stap is een Action, iets dat jij wilt dat er gebeurt, zoals het aanmaken van een taak in Asana
• De derde stap is een Filter, een regel wanneer een Action wel of niet plaatsvindt, zoals filters op e-mails van mezelf
• De laatste stap is het toevoegen van meerdere Actions, zodat je meerdere tools aan elkaar koppelt. Ook kun je splitsingen maken met Paths, verschillende stromingen van Actions achter elkaar.

Voordelen Zapier

Veel tools beschikbaar

Het voordeel van Zapier is het grote aantal tools die gekoppeld zijn. Omdat er zoveel koppelingen zijn met business apps, werk ik met Zapier. Ik heb ook IFTT geprobeerd en dat werkt prima voor privé automation. IFTT gebruik ik bijvoorbeeld om mijn wifi uit te zetten als ik het huis verlaat om batterij te besparen. Dat werkt veel beter met IFTT.

Als je business processen wilt automatiseren, dan is Zapier een stabielere en betere oplossing door de vele koppelingen.

Een alternatief is Process Street. Het voordeel is dat je sneller workflows bouwt in Process Street. Het koppelen naar andere tools is wel lastiger met Process Street. Wil je dus met veel andere tools samenwerken? Gebruik dan Zapier.

Bespaar tijd met Zapier

Eerdere noemde ik het al, maar ik bespaar echt heel veel tijd met Zapier. Ik schat momenteel zo'n 4 uur per week.

Processen lopen altijd

OK, het kan zijn dat een Zap een fout heeft, maar toch. De processen lopen 24/7 en dat is een fijn gevoel.

Tips Zapier

Lees de artikelen in de handleiding automation voor meer tips over Zapier en andere automation.