Productiviteit

Time tracking

Aan het einde van de dag geen idee waar je je tijd aan hebt besteed? Veel afwisseling tussen projecten en meetings?

Tijd is ons meest kostbare bezit. En toch strooien we ermee rond. 

Ik had geen idee waar ik mijn tijd aan besteedde. Hoeveel tijd schat ik in dat iets kost? En hoe veel tijd besteed ik er daadwerkelijk aan? Omdat te verbeteren, ben ik begonnen met time tracking: het bijhouden je tijd om te zien waar je de tijd aan besteedt.

Sinds ik mijn tijd ben gaan bijhouden, heb ik niet alleen interessante inzichten uit mijn manier van werken gehaald, maar ben ik zelfs twee keer zo productief geworden. 

Je tijd bijhouden klinkt als veel werk? Nou, dat is het niet. Het is letterlijk één druk op de knop en het kan op je telefoon en laptop. 

In dit artikel ga ik je uitleggen hoe jij kunt starten met time tracking en laat ik voorbeelden zien hoe ik dat heb ingericht. De tool die ik gebruik heet Toggl. Haal ook het meeste uit je tijd met één simpele druk op een knop.

Waarom time tracking zo goed werkt

Bewustzijn is de eerste stap van verandering. Door bij te houden waar ik mijn tijd daadwerkelijk aan besteed, kan ik actie ondernemen op die informatie. Waar zitten de ‘tijd-lekken’? Met andere woorden: wanneer verspil ik onbewust mijn tijd?

Ik waarschuw je alvast, dit is niet voor iedereen. Ik geloof echter dat time tracking dé manier is om veel gedaan te krijgen. Door bewust te zijn over waar je je tijd daadwerkelijk besteedt, word je productiever. 

Of je nu ondernemer, freelancer of medewerker bent, het is sowieso een goed idee om pro-actief je productiviteit te verhogen. Zo kun je je doelen sneller behalen, wat je doel dan ook is. Iedereen met een ‘computer-baan’ kan dit dus doen.

Als freelancer en ondernemer ben ik mijn eigen baas. Het nadeel is dat ik geen manager heb die een functioneringsgesprek met mij voert. Dus doe ik dat met mezelf op basis van deze data. Op meta-niveau geeft me dit inzicht in waar ik productiever kan worden.

Geen tijd hebben is een mythe

"Ik heb geen tijd" is een mythe. Het klopt simpelweg niet. Als je 8 uur slaapt (en dat zou je eens moeten proberen ;-), daarnaast 8 uur werkt, dan heb je nog 8 uur over voor 'andere' dingen. 

Om even na te gaan: je kunt in 8 uur van Amsterdam naar New York City vliegen. Als dat te passief voor je is, dan kun je in dezelfde tijd van Utrecht naar Antwerpen fietsen.

OK, je hebt dus wel tijd, maar je weet niet waar die tijd dan heen gaat. Dat komt waarschijnlijk door één of meerdere van deze ‘tijd-lekken’

Je besteedt meer tijd aan je taken dan je hebt ingepland

Mensen zijn ongelofelijk slecht in het inschatten hoeveel tijd ze met een taak bezig zijn. Dat concept wordt de Planning Fallacy Bias genoemd. In een onderzoek naar deze bias, vroeg Kahneman mensen de tijd in te schatten voor een taak. Zelfs als er expliciet bij werd gezegd dat ze waarschijnlijk te weinig tijd zouden inplannen, kostte de taak meer tijd dan de proefpersonen hadden ingeschat. Grote kans dat jij dit ook doet. (Ik was hier in ieder geval schuldig aan!)

Je kunt deze Planning Fallacy Bias tegengaan, door simpelweg je tijd bij te houden. Zo kun je zien waar je tijd écht aan besteed wordt. En waar je denkt dat het aan opgaat. Die brainstorm van 30 minuten? Blijkt toch 1 uur 26 minuten te zijn. Zulke kennis of inzichten gebruik je om realistischer te plannen. Beter plannen = minder stress en met een lekker gevoel je week afsluiten.

Onderdeel van  
Productiviteit
Bekijk gehele handleiding