Weekly Review Notion

This is some text inside of a div block.

Deel 1: Rond taken van de week af

1. Email inbox verwerken

De eerste stap is al mijn emails verwerken. Dat betekent overigens niet dat ik reageer op alle e-mails. De emails verwerk ik in 4 categorieën:

  1. Reageer/verwerk e-mails die ik binnen 2 minuten kan doen
  2. Zet afspraken in mijn agenda
  3. Voeg taken toe aan mijn to-do systeem
  4. Voeg interessante artikelen die ik nog wil lezen toe aan Read Later
  5. Sla bestanden op als referentie in Google Drive of Notion

Dit doe ik totdat ik inbox zero heb bereikt. Het belangrijkste hier is dat je geen emails verwerkt en niet op alles gaat reageren. Je wilt een beslissing maken en geen actie ondernemen.

2.Check agenda (-2/+4 weken) en Toggle report

Doorloop de afgelopen week en bekijk of er nog losse eindjes zijn in de afspraken die ik met mensen heb gehad. Verzet afspraken die niet goed uitkomen, plan afspraken zoveel mogelijk samen. Een goede regel is daarbij: kijk 2 weken terug en 4 weken vooruit.

3. Check Slack & Whatsapp

Doorloop mijn berichten apps en ik zorg ervoor dat ik op alle berichten heb gereageerd.

4. Verwerk alle Notion notities van de week

Voor de meeste dingen maak ik aantekeningen. Eens per week doorloop ik deze notities om te zien of er nog taken of projecten in zitten. Deze verplaats ik naar mijn to-do systeem en ik vink de notitie af als ‘complete’. In Notion verwerk ik een ‘extra’ Inbox die ik nog heb.

5. Ruim Downloads/Desktop/Drive op

Zelf gebruik ik geen papier meer, maar af en toe komen er nog facturen binnen. Ik zorg dat ik de fysieke papieren op mijn bureau opruim.

Vervolgens ruim ik mijn Downloads folder op en verplaats de relevante bestanden naar Drive of Notion. Hier staan vaak afbeeldingen in die ik wil opslaan, zodat ik ze kan terugvinden. Bijv. printscreens die ik gebruik voor artikelen of thumbnails van artikelen.

In mijn Google Drive staan losse bestanden die ik in de juiste map zet of verwijder. Als laatste ga ik door het bureaublad van mijn laptop op, zodat alle bestanden in mappen staan

6. Voeg nieuwe projecten/taken toe

Uit bovenstaande komt een lijst van taken. Daar voeg ik andere taken die ik in mijn hoofd heb zitten aan toe. Zo heb ik een braindump van alle taken. Op deze manier maak ik mijn hoofd leeg op de GTD manier. Op deze manier heb ik alle taken in mijn to-do staan en uit mijn hoofd.

7. Maak je hoofd leeg met een mindsweep

Zijn er nog dingen die in je hoofd zitten? Schrijf en verwerk alle nieuwe projecten in je hoofd, to-do’s, dingen waar je op wacht van anderen, etc.

8. Prioriteer taken en geef aan hoelang ze duren

De taken geef ik vervolgens een prioriteit mee (low/medium/high/top) en hoelang een taak duurt (15/30/60 minuten)

Deel 2: Reflectie op de week

9. Beantwoord vragen voor reflectie

Met een korte reflectie kun je terugkijken op wat je wilde bereiken en wat je hebt gedaan. Zo leer je van jezelf en wordt je steeds productiever.

Dit zijn de vragen:

  • Wat heb je gedaan om Maandelijkse sprint te behalen? 
  • Wat heb ik succesvol afgerond deze week? (Vier succes)
  • Wat is niet af van deze week? Waarom niet? Wat kun je daarvan leren?
  • Wat is de grootste bottleneck van deze week? Wat is de volgende stap om de bottleneck op te lossen?

Dat ziet er in Notion als volgt uit:


10. Voeg print screen toe van Toggl & Google Calendar

Ik voeg hier een printscreen toe van Toggle en Google Calender om te zien waar mijn tijd heen gegaan is. 

11. Geef je week een cijfer

Sinds ik met Seffie in 2016 een productiviteits traject heb gedaan, hou ik iedere week mijn score bij. Als ik een hoog of laag cijfer geef (voor mijn doen) dan schrijf ik uit waar dat aan ligt.

12. Schrijf een samenvatting van de week

Iedere week schrijf ik een korte samenvatting van mijn week, zowel privé en zakelijk door elkaar. Vooral als ik opschrijf hoe ik me voel, dan helpt me dat enorm als ik het in de toekomst teruglees. Geen dagboek, maar een weekboek dus. Zoals je in de print screen hieronder ziet doe ik dit al veel weken achter elkaar (en de lijst loopt nog veel verder door).

Het is een kijkje in mijn eigen geest en vaak lees ik dingen die ik alweer vergeten was als ik het teruglees. In een maandelijkse review (en jaarlijkse review) lees ik deze samenvattingen terug en loop zo door mijn jaar heen. Erg leuk om te doen en te zien hoe je progressie maakt.

Deel 3: Plan volgende week

13. Bepaal de 3 key results van volgende week

Aan de hand van wat belangrijk is (en mijn kwartaal doelen) bepaal ik wat de volgende stap is om daar voortgang mee te maken. Ik schrijf 3 key results van de week op; dat zijn projecten en geen taken.

14. Bepaal de taken die ik volgende week ga doen

Aan de hand van de lijst die ik in 7 heb gemaakt, voeg ik de taken toe aan mijn weekplanning van volgende week. Op deze manier heb ik een volgorde van de taken die ik volgende week ga doen en hoef ik ‘alleen’ nog maar de taken uit te voeren. Ik weet dan dus al wat ik ga doen.

Bron afbeelding