De eerste stap is al mijn emails verwerken. Dat betekent overigens niet dat ik reageer op alle e-mails. De emails verwerk ik in 4 categorieën:
Dit doe ik totdat ik inbox zero heb bereikt. Het belangrijkste hier is dat je geen emails verwerkt en niet op alles gaat reageren. Je wilt een beslissing maken en geen actie ondernemen.
Doorloop de afgelopen week en bekijk of er nog losse eindjes zijn in de afspraken die ik met mensen heb gehad. Verzet afspraken die niet goed uitkomen, plan afspraken zoveel mogelijk samen. Een goede regel is daarbij: kijk 2 weken terug en 4 weken vooruit.
Doorloop mijn berichten apps en ik zorg ervoor dat ik op alle berichten heb gereageerd.
Voor de meeste dingen maak ik aantekeningen. Eens per week doorloop ik deze notities om te zien of er nog taken of projecten in zitten. Deze verplaats ik naar mijn to-do systeem en ik vink de notitie af als ‘complete’. In Notion verwerk ik een ‘extra’ Inbox die ik nog heb.
Zelf gebruik ik geen papier meer, maar af en toe komen er nog facturen binnen. Ik zorg dat ik de fysieke papieren op mijn bureau opruim.
Vervolgens ruim ik mijn Downloads folder op en verplaats de relevante bestanden naar Drive of Notion. Hier staan vaak afbeeldingen in die ik wil opslaan, zodat ik ze kan terugvinden. Bijv. printscreens die ik gebruik voor artikelen of thumbnails van artikelen.
In mijn Google Drive staan losse bestanden die ik in de juiste map zet of verwijder. Als laatste ga ik door het bureaublad van mijn laptop op, zodat alle bestanden in mappen staan
Uit bovenstaande komt een lijst van taken. Daar voeg ik andere taken die ik in mijn hoofd heb zitten aan toe. Zo heb ik een braindump van alle taken. Op deze manier maak ik mijn hoofd leeg op de GTD manier. Op deze manier heb ik alle taken in mijn to-do staan en uit mijn hoofd.
Zijn er nog dingen die in je hoofd zitten? Schrijf en verwerk alle nieuwe projecten in je hoofd, to-do’s, dingen waar je op wacht van anderen, etc.
De taken geef ik vervolgens een prioriteit mee (low/medium/high/top) en hoelang een taak duurt (15/30/60 minuten)
Met een korte reflectie kun je terugkijken op wat je wilde bereiken en wat je hebt gedaan. Zo leer je van jezelf en wordt je steeds productiever.
Dit zijn de vragen:
Dat ziet er in Notion als volgt uit:
Ik voeg hier een printscreen toe van Toggle en Google Calender om te zien waar mijn tijd heen gegaan is.
Sinds ik met Seffie in 2016 een productiviteits traject heb gedaan, hou ik iedere week mijn score bij. Als ik een hoog of laag cijfer geef (voor mijn doen) dan schrijf ik uit waar dat aan ligt.
Iedere week schrijf ik een korte samenvatting van mijn week, zowel privé en zakelijk door elkaar. Vooral als ik opschrijf hoe ik me voel, dan helpt me dat enorm als ik het in de toekomst teruglees. Geen dagboek, maar een weekboek dus. Zoals je in de print screen hieronder ziet doe ik dit al veel weken achter elkaar (en de lijst loopt nog veel verder door).
Het is een kijkje in mijn eigen geest en vaak lees ik dingen die ik alweer vergeten was als ik het teruglees. In een maandelijkse review (en jaarlijkse review) lees ik deze samenvattingen terug en loop zo door mijn jaar heen. Erg leuk om te doen en te zien hoe je progressie maakt.
Aan de hand van wat belangrijk is (en mijn kwartaal doelen) bepaal ik wat de volgende stap is om daar voortgang mee te maken. Ik schrijf 3 key results van de week op; dat zijn projecten en geen taken.
Aan de hand van de lijst die ik in 7 heb gemaakt, voeg ik de taken toe aan mijn weekplanning van volgende week. Op deze manier heb ik een volgorde van de taken die ik volgende week ga doen en hoef ik ‘alleen’ nog maar de taken uit te voeren. Ik weet dan dus al wat ik ga doen.
.svg){kind=small}
