Vijf automation voorbeelden voor MKB

Praktische voorbeelden van automation voor het MKB. Bespaar tijd, voorkom fouten en leer je bedrijf te ontwerpen.
Ewoud Uphof

7/10/2020

Dit is stap

1

van de

Automation MKB

handleiding.

In dit artikel geef ik je 5 praktische voorbeelden hoe jij marketing automation in je dagelijkse werk kunt gebruiken. Zo bespaar je tijd, voorkom je fouten en kun je je bedrijf ‘ontwerpen’ zoals jij dat wilt!

Marketing automation zorgt ervoor dat je een sterk fundament bouwt voor je bedrijf. De kracht van deze systemen is dat ze altijd werken. Dat betekent natuurlijk niet dat je geen werk meer hoeft te doen. Je werkt wordt er wel makkelijker door.

De grootste bedrijven ter wereld gebruiken al jaren marketing automation software. Het eerste verschil is dat dit nu ook beschikbaar is voor kleinere bedrijven. Bij Polaris Growth werken we met een klein team en krijgen we evenveel gedaan als grotere growth marketing bureau’s, omdat we automation gebruiken.

Het tweede verschil is dat wij als marketeers en ondernemers nu de ‘normale’ werkzaamheden ook kunnen automatiseren. Met andere woorden, we hebben geen programmeurs meer nodig. Dat scheelt tijd en irritante administratieve taken. Zo hou je meer tijd over voor je ‘echte’ werk.

Als voorbeeld: dit artikel schrijf in Process Street (later meer daarover), zodat ik geen stappen vergeet. Het is een digitale versie van iets dat je al dagelijks doet. Als je de deur uitloopt en in je hoofd “sleutels, telefoon, portemonnee” denkt, dan doe je dit al. Ik maak dat zelfde ezelsbruggetje maar dan digitaal. Zo weet ik zeker dat ik geen stappen vergeet in de SEO-optimalisatie.

Dit zijn de marketing automation tools die we gebruiken bij Polaris Growth:

  • Airtable - Onze database, Trello én werkstation in één
  • Process Street - Hier maken we terugkerende processen in
  • Zapier - de ‘lijm’ van het internet: hiermee knopen we alles aan elkaar
  • Pandadoc - digitale voorstellen versturen en ondertekenen
  • Gmail - Email, agenda & drive met een goede API connectie
  • Evernote - hier schrijf ik alles in op: dit is mijn 2e brein


Voorbeeld 1: binnenkomende facturen automatiseren met Gmail en Zapier

Je kunt administratieve taken voor 90% automatiseren. De facturen die ik in mijn mail binnenkrijg, worden automatisch doorgestuurd naar mijn boekhoudprogramma. Factuur gegevens ontvangen automatiseren doe je zo.

Dat scheelt enorm veel werk. Ik gebruik hier filters van Gmail voor die zoekt op ‘invoice’ en Zapier. De factuur wordt 1) gemarkeerd als factuur 2) doorgestuurd naar mijn boekhoudprogramma en 3) toegevoegd aan Airtable als inkomende factuur. Die rekent dan automatisch de BTW door. Ik gebruik hier Zapier voor alleen de bijlage die ook ‘factuur’ is door te sturen.

Voorbeeld 2: Online offertes versturen en digitaal ondertekenen met Pandadoc

Vroeger gebruikte ik een Word bestand dat ik aanpaste om een voorstel te maken. Dat duurde soms wel uren. Nu gebruik ik Pandadoc om in een paar minuten een passende offerte te maken. We gebruiken ‘blokken’ van content om snel een voorstel te bouwen. Het voorstel passen we dan aan voor deze specifieke klant.

De klant kan het voorstel ook nog eens digitaal ondertekenen, zodat we de papieren rompslomp achter ons kunnen laten en kunnen starten met growth marketing.

Voorbeeld 3: Artikel schrijven volgens SEO richtlijnen met Process Street

In Process Street heb ik een SEO checklist gebouwd om dit artikel volgens de SEO richtlijnen te schrijven. Zo vergeet ik bijvoorbeeld altijd om de meta-title in te vullen. Door de checklist werk ik juist sneller:

Check, check, dubbelcheck!

Je kunt dit zo klein maken als je wilt: als een stagiaire vergeet om op social media te posten, kun je dit gebruiken om (zelfs met video) in stapjes uit te leggen wat iemand moet doen.

Voorbeeld 4: Klanten feedback opslaan en makkelijk verwerken met Airtable

Hier vind je een Airtable template naar het opslaan van klanten feedback. Het zorgt ervoor dat we ons bedrijf iedere dag 1% beter kunnen maken. Zo groeien we hard door naar onze klanten te luisteren. Ik spreek mijn klanten toch: op deze manier verwerk ik de feedback 1x per maand.

Die feedback is belangrijk voor ons, omdat we geloven dat als we onze klanten beter helpen, we ons bedrijf harder laten groeien.

Voorbeeld 5: notities opschrijven zonder ze te vergeten

In Evernote heb ik een notitieboek ‘inbox’ aangemaakt waar ik alles in opsla. Losse gedachten, artikelen die ik wil lezen (via Evernote Chrome plugin) en meeting notities. Rechts zie je bijvoorbeeld een pagina uit een boek dat ik wil verwerken.

Mijn Evernote Inbox verwerk ik net als mijn email inbox. Zo weet ik zeker dat ik geen dingen vergeet. Ik maak ‘losse’ notities: ik vind het fijn om los te kunnen schrijven zonder vorm of proces.

Conclusie

Ik hoop dat je dit gaat doen, want het bespaart zoveel tijd. Daarnaast zorgt het ervoor dat je minder fouten maakt. Het geeft je de vrijheid om na te denken over hoe je je bedrijf wilt inrichten en dat te delen met je team.

Marketing automation betekent niet dat je niets meer hoeft te doen. Het bespaart je wel veel tijd en zorgt ervoor dat je een sterk fundament kunt bouwen voor je bedrijf. De kracht van deze systemen is dat ze altijd werken.



Het is echter wel belangrijk dat je weet dát ze werken. Daarom stel ik notificaties in, zodat ik weet wat er onder de motorkap gebeurt. Ik krijg dus steeds een berichtje als er ‘iets’ automatisch gebeurt.

Meer tips om slimmer te werken?

Iedere donderdag deel ik mijn tips om slimmer te werken. Denk tool tips, workflows en templates.

Ontvang iedere donderdag slimmer werken tips in je inbox.

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Meer funnels tips?

Iedere maandag stuur ik een e-mail met tips over het bouwen van funnels. Lees de laatste experimenten en praktische tips die je meteen kunt inzetten.

Ontvang iedere maandag funnel tips in je inbox.

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Meer artikelen over ondernemen?

Iedere zaterdag stuur ik een e-mail met mijn inzichten en ervaringen over ondernemen.

Ontvang iedere zaterdag tips voor ondernemers

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Dit vind je misschien ook interessant

Vragen start growth hacking

Vragen start growth hacking

Cruciale informatie die nodig is voor growth hacking. Een stappenplan van alle informatie die je nodig hebt om fouten te voorkomen en impact te maken.

Lees artikel
Voorbereiding Growth hacking

Voorbereiding Growth hacking

Doorloop deze stappen als je begint met een nieuw growth hacking project. Je hebt alleen Google Analytics toegang nodig.

Lees artikel
B2B Leadvergoeding (CPL) berekenen

B2B Leadvergoeding (CPL) berekenen

De Cost-Per-Lead is een belangrijke metric voor B2B lead generatie. Uitleg hoe je CPL berekent voor B2B leads, MQL en SQL.

Lees artikel
Content Plan maken

Content Plan maken

Het contentplan zorgt ervoor dat je posts schrijft met een impact. Ik ga er namelijk vanuit dat je meerdere kanalen draait naast contentmarketing.

Lees artikel
Contentstrategie opstellen

Contentstrategie opstellen

Contentstrategie opstellen voor drukke marketeers. In een half uur de essentiële onderdelen om aan de slag te gaan.

Lees artikel
Zoekwoorden onderzoek doen voor artikelen

Zoekwoorden onderzoek doen voor artikelen

Een artikel dat hoog in Google staat is gebaseerd op zoekwoorden-onderzoek. Tips om een compleet artikel te schrijven dat ook prettig leest.

Lees artikel