Emailmanagement

Als je meer gedaan wilt krijgen, dan zul je je tijd-verslinders moeten stoppen. Een van de grootste tijd-verslinders is het constant checken van je e-mail. Als jij de hele dag in je inbox zit, dan is dit artikel voor jou.

Uit dit onderzoek blijkt dat constant je mail checken je stress verhoogt. "Most participants in our study found it quite difficult to check their email only a few times a day. This is what makes our obvious-in-hindsight findings so striking: People find it difficult to resist the temptation of checking email, and yet resisting this temptation reduces their stress." Als je minder in je inbox spendeert, dan zorg je dat je tijd overhoudt voor belangrijke zaken en aan je to-do lijst toekomt. In dit artikel lees je 6 praktische tips die je meteen kunt doorvoeren om minder in je inbox te spenderen en aan je to-do's te werken.

‍

Verberg je inbox

Je bent lekker gefocust aan het werk, maar je hebt wat informatie nodig uit een e-mail. Je opent je Gmail om de mail op te zoeken en je ziet een spoedje: "ik reageer daar wel even snel op". Voor je het weet ben je 40 minuten verder en heb je allemaal e-mails beantwoordt en ben je de initiële taak vergeten. Herkenbaar? Dan is deze tip iets voor jou. Daar gebruik ik de tool Inbox When Ready voor. Je bepaalt hoe lang je je inbox wilt zien per dag. Standaard is de inbox verborgen - dus je kunt wél die e-mail opzoeken. Ook kun je wel gewoon e-mails versturen. De afleiding van nieuwe ongelezen e-mails haal je zo weg.

Je ziet het misschien niet zo in deze afbeelding, maar als ik Gmail open, dan zie je geen e-mails :-)

Let wel op: als je de gratis versie gebruikt, dan wordt er een regel aan je handtekening toegevoegd:

Check je e-mail op vaste momenten

Als je je e-mail niet meer de hele dag wilt bijhouden, dan kan het niet checken van je mail ook stress opleveren. Daarom is het belangrijk dat je voor jezelf tijden afspreekt wanneer je wel je e-mail checkt.

Zet 3 vaste momenten per dag in je agenda om je e-mail te checken:

• Om 10 uur (zo laat mogelijk)
• Rond de lunch
• Einde dag 18.00

Blokkeer dit ook daadwerkelijk in je agenda. Het zorgt ervoor dat je niet nog snel met een broodje achter je bureau je mails zit weg te werken. E-mail verwerken is onderdeel van je werk en moet je dus inplannen. Ik check zelf mijn e-mail 2x per dag: na voor de lunch en aan het einde van de dag. Ik werk dus iedere dag 40 minuten mijn mailbox leeg. Het kan voorkomen dat ik nog e-mails overhoud. Dat is prima. Aan het einde van mijn week doe ik in mijn weekly review ook een sweep van alle e-mails. Dat duurt me soms een uur, maar geeft me enorm veel rust, omdat ik weet dat ik met Inbox Zero het weekend in ga.

Verberg het aantal ongelezen e-mails

Als je Gmail hebt opgeslagen als bookmark in Google Chrome (een snelkoppeling, zodat je de URL niet hoeft in te typen) dan zie je een icoontje met hoeveel ongelezen e-mails je hebt. Dat is een andere trigger om e-mails te bekijken. Om dat te voorkomen kun je dit dus uitzetten via de instellingen.

• Ga naar de Geavanceerde instellingen in Gmail https://mail.google.com/mail/u/0/#settings/advanced
• Zet Pictogram 'Ongelezen berichten' uit. Je ziet nu geen rood bolletje met een cijfertje meer.

Meer tips hoe je je Gmail instelt voor maximale productiviteit lees je hier.

Check je e-mail niet op je telefoon

Wanneer je je e-mail op je telefoon checkt, dan ga je e-mails terug op ongelezen zetten. Dat is niet handig, omdat je dan een e-mail twee keer moet bekijken. Je reageert dan later op je computer. Het is dus veel beter om dit gebundeld te doen op vaste momenten. Daarnaast typ je veel sneller op je telefoon.

Verander email van Push naar Fetch

Verander je iPhone instellingen van Push naar Fetch. Je moet dan zelf je e-mails verversen door binnen je e-mailapp te verversen (door de app naar beneden te swipen)

‍

In deze gids leg ik je uit hoe ik mijn Gmail heb ingesteld voor maximale productiviteit. Er zitten namelijk extreem handige functies in Gmail die veel mensen niet kennen. Ook als je al jaren Gmail gebruikt, zul je waarschijnlijk nog tips halen uit dit artikel.

Ik ga je ze laten zien met print screens en geef je meteen praktische tips om ermee aan de slag te gaan.

Gmail tips: sneller je inbox verwerken

Stap 1: Instellingen aanpassen

Open de instellingen in Gmail. Klik op het radar-icoontje en selecteer' Instellingen'

In het tabblad Algemeen pas je de volgende instellingen aan.

Zet maximum paginaformaat op 100

Stel dit in op 100 berichten per pagina. Dat betekent dat je kunt scrollen en al je e-mails op één pagina kunt zien.

Zet verzenden ongedaan maken op 30 seconden

Als je per ongeluk een e-mail verstuurt zonder bijlage, is dit jouw optie. Je krijgt 30 seconden om een e-mail terug te halen, voordat deze verstuurd wordt.

Zet verzenden en archiveren aan

Zet de instelling "Knop 'Verzenden en archiveren' weergeven in antwoord' aan. Dit zorgt ervoor dat je e-mails direct kunt archiveren. Archiveren haalt een mailtje uit je inbox, maar de e-mail is niet verwijderd. Je kunt de e-mail dus altijd nog terugvinden.

Controleer of gespreksweergave aan staat

Dit zorgt ervoor dat gesprekken samengevoegd worden op basis van afzender en onderwerp. Je krijgt dus conversaties. In Outlook had je dat 'vroeger' niet, dus mocht je de old-school manier willen zien van losse e-mails dan is dit jouw instelling.

Zet desktopmeldingen uit

Afleiding van e-mails zorgt voor stress. In dit artikel lees je hoe je minder tijd in je inbox besteedt. Zet de desktopmeldingen uit, omdat je 3x per dag je inbox checkt en dat is meer dan genoeg.

Zet sneltoetsen aan

Zet "Sneltoetsen" aan. Dit is super handig, omdat je daarmee veel sneller e-mails kunt verwerken.

De sneltoetsen zijn:

Stap 2: Stel je inbox in

We gaan nu naar het 3e tabblad binnen instellingen. Klik op "Inbox".

Stel één inboxtype in

Mijn methode om email te verwerken is gebaseerd op Getting Things Done. Daarom gebruik ik één inboxtype, namelijk Primair. Ik wil alle e-mails die ik krijg één keer zien en bepalen wat ik daarmee ga doen.

Overweeg leesvenster in te schakelen

Zeker als je een groot scherm hebt, dan is een leesvenster handig. Je kunt dan de e-mails lezen aan de onder- of rechterkant. 

Emails rechts je inbox ziet er zo uit:

Emails onder je inbox ziet er zo uit:

Stap 3: 'Geavanceerde' instellingen

De laatste stap is om de geavanceerde instellingen aan te passen. Dit tabblad vind je verder naar rechts door op 'Geavanceerd' te klikken.

Stel automatisch doorgaan in

Als je een e-mail archiveert, dan ga je automatisch door naar de eerstvolgende e-mail in je inbox en niet terug naar de inbox-overzichtspagina.

Vink templates aan

Zet deze instelling aan, zodat je e-mails die je vaker verstuurt kunt opslaan als template. Dat doe je als volgt:

1. Schrijf een e-mail
2. Klik op de 3 puntjes rechts onder
3. Selecteer templates (als je deze functie dus hebt aangezet)
4. Sla het concept op als template.
5. Geef de e-mail een naam en sla dit op.
6. Je kunt deze e-mail dan gemakkelijk toevoegen en sneller versturen. Geen copy-paste meer uit Google Doc bestanden :)

Zet Pictogram 'Ongelezen berichten' uit

Als je Gmail hebt opgeslagen als Bookmark (wat je zou moeten doen) dan zie je een icoontje met hoeveel ongelezen e-mails je hebt. Dat is een andere trigger om e-mails te bekijken. Om dat te voorkomen kun je dit dus uitzetten via de instellingen.

Stel offline Gmail in

Als je hardcore mode wilt werken, dan zet je je internet uit. Je wilt dan wel e-mails kunnen opstellen en (klaar zetten voor) versturen. Dat doe je door Gmail offline in te stellen. Het kan zijn dat je dit eerst op administrator-niveau in G Suite moet instellen. Dat is het geval als je dit scherm ziet:

Als dit niet werkt, lees hier hoe je dat oplost: https://support.google.com/a/answer/7684186?hl=en

Na 24 uur ziet het scherm er zo uit:

Stel vervolgens Offline Gmail als volgt in:

Stap 4: Stel weergave dichtheid in

Je kunt kiezen hoe groot iedere regel is van een e-mail. Selecteer de Weergave Dichtheid om 3 opties te kiezen:

• Standaard - labels, links naar bijlages
• Gemakkelijk - geen 'rich media' maar iets meer ruimte tussen de regels
• Compact - alle e-mails dichter op elkaar.

Stap 5: Stel Compose standaard op volledig scherm in

E-mails schrijven in Gmail is niet de beste ervaring. Het venster is klein en je wordt afgeleid. Je kunt dit aanpassen.

• Stel een nieuwe e-mail op.
• Klik op de 3 puntjes rechts onder
• Selecteer ' Standaard op volledig scherm instellen'

Dit zijn praktische tips hoe je je Gmail instelt voor maximale productiviteit.

In het volgende artikel leg ik je uit hoe je de krachtige zoekfunctie van Gmail gebruikt met speciale zoekopdrachten om iedere e-mail terug te vinden.

Gebruik de zoekfunctie Gmail

In gmail zit een krachtig zoekfunctie. Je kunt daarbij speciale commands gebruiken om iedere e-mail terug te vinden die je wilt. In dit artikel loop ik door de verschillende opties heen van beginner tot pro.

Voor de marketeers: de Google Ads syntax werkt ook in Gmail.

Zoek op zoekwoorden

Je kunt zoeken op 'homepage' en dan krijg je iedere mail waar in de afzender, onderwerp of email-body het woord homepage staat. Dit is een breed zoekwoord. Het kan zijn dat er een lidwoord of ander klein woord tussen de woorden staat waar je op zoekt. Met een breed zoekwoord (zonder leestekens) krijg je ook synoniemen en woorden die erop lijken.

Als je dat niet wilt, dan kun je een specifieke zoekopdracht opgeven. Je zet dan je zoekwoord tussen aanhalingstekens "digital marketer" vindt dan niet het woord 'digitalmarketer' (aan elkaar geschreven).

Zoek op afzender of ontvanger

Je kunt daarnaast ook zoeken op de afzender van een e-mail.

• Om te zoeken op de ontvanger gebruik je from:
• Om te zoeken op de ontvanger gebruik je to:
• Om te zoeken naar emails waarbij jezelf in CC staat zoek je op cc:me

Zoek op woord 1 OF woord 2

Je kunt ook zoeken op twee woorden. Je wilt bijvoorbeeld een e-mail terugvinden, maar je weet niet meer of Jesper of Laurens de e-mail verzonden heeft.

Stel: je weet dat de e-mail aan Kim was gestuurd en dat het ging over een training. Ik weet ook nog dat de e-mail van Jesper of Laurens kwam. Ik kan dus zoeken op die specifieke zoekopdracht. Dat zorgt lang scrollen door een lijst van alle e-mails van Laurens om er na 10 minuten achter te komen dan de e-mail van Jesper afkomstig was.

Zoek op bijlage of label

Je kunt ook zoeken op extra gegevens van een e-mail

• Of de e-mail een bijlage heeft has:attachment
• Of een email een PDF bevat type:pdf
• Of een email een label heeft: label:waiting-for (dit gebeurt ook als je een label selecteert in de linkerkant van je Gmail)

Zoek op extra informatie

• Als je e-mails archiveert, dan zal dit in principe niet worden meegenomen in de zoekopdracht. Als je een oudere e-mail zoekt, kan het handig zijn om in:all toe te voegen. Je doorzoekt dan alle e-mails, inclusief spam.
• Je kunt zoeken op e-mails met een ster
• Je kunt daarna altijd nog met de selectie-methode extra opdrachten toevoegen (zie printscreen hieronder)

Combineer al deze zoekopdrachten

Je kunt deze zoekopdrachten allemaal combineren, zodat je specifieke opdrachten geeft en makkelijk e-mails terug kunt vinden.

• is:starred to:me in:all has:attachment subject: factuur

Je kunt deze zoekopdrachten ook gebruiken om automatische regels in te stellen. Je kunt daarbij denken aan het automatisch doorsturen van facturen, het verplaatsen van e-mails naar de juiste mapjes en nog veel meer. Hoe je dat doet lees je in het volgende artikel.