Data kopiëren binnen Airtable met Zapier

Leer hoe je data kopieert tussen bases in tabellen in Airtable met Zapier. Schoon data op en kopieer automatisch naar een nieuwe base met Zapier.
Ewoud Uphof

8/10/2020

Dit is stap

6

van de

Automation MKB

handleiding.

In dit artikel

In dit artikel leg ik je uit hoe je data via Zapier van de ene base naar de andere base kunt krijgen. Als voorbeeld heb ik je laten zien hoe ik mijn gratis CRM systeem heb gemaakt. Daarna heb ik uitgelegd hoe klanten direct factuurgegevens in ons CRM kunnen zetten.

In dit artikel laat ik je zien hoe je data van een oude naar een nieuwe base krijgt. In dit voorbeeld heb ik mijn ‘oude’ CRM systeem en ons vernieuwde CRM systeem. Ik heb nu een betere opzet, maar nog geen data. Je hebt hiervoor Airtable en Zapier accounts nodig.

Ik ga in mijn voorbeeld uit van 2 bases in Airtable: in mijn ‘oude’ systeem staan 2.000 contacten inclusief telefoonnummer en emailadressen. In mijn nieuwe systeem staan 145 alleen de namen van contacten (die ook in het oude systeem staan), maar het emailadres en telefoonnummer missen in mijn nieuwe systeem.

In dit artikel laat ik je zien hoe ik automatisch de gegevens van die 145 mensen erbij kan zoeken én kan kopiëren naar de nieuwe base. Zo is mijn ‘nieuwe’ systeem dus opgeschoond met slechts 145 mensen van de 2.000 in mijn oude systeem.

(In de printscreen staat een filter aan, omdat ik de namen van mijn contacten uit privacy redenen niet in de afbeeldingen zet.)

Stap 1: zorg dat je de namen van de 145 mensen in de primary field kolom hebt staan.

Stap 2: maak een nieuwe grid view aan die je ‘Data verschuiven’ noemt.


Stap 3: zorg dat je in de nieuwe view zit (dat zie je links bovenaan)


Stap 4: maak een nieuwe ‘single select’ veld aan die je Zap noemt.

Stap 5: zet voor 1 persoon (als test) het veld Zap op ‘Ja’)


Stap 6: Voeg in de ‘data’ verschuiven’ view een filter toe ‘Zap’ is ‘Ja’


Als het goed is heb je nu 1 contactpersoon van de 145 in de view Data verschuiven staan. Dat komt omdat er een filter aan staat. Dat filter gebruiken we hierna in Zapier als de trigger om de data op te zoeken. Zorg dat je dit goed hebt staan, anders werkt de volgende stap niet.

Log in op je Zapier account en maak hier een nieuwe Zap aan. Zorg dat je Airtable gekoppeld hebt bij je accounts.

We gaan een Zap bouwen die zoekt op de Naam van de persoon en daar het telefoonnummer en emailadres bij gaat zoeken. We connecten dus de ‘oude’ en de ‘nieuwe’ basis.

Stap 1: Maak een trigger aan in Zapier voor Airtable. Ik kies hier mijn nieuwe base en de view ‘Data verschuiven’ die ik heb gemaakt.

Stap 2: Maak een ‘Action’ aan met ‘Find Record’ in Airtable voor je oude base.


Stap 3: Selecteer bij Search Value de naam van de persoon uit Step 1. Dit is de primary field (volledige naam) van de nieuwe base.

Stap 4: Zorg dat je de naam van de testpersoon in de groene balk ziet staan. Dan weet je dat het werkt. We gaan deze persoon hierna opzoeken in de oude base, dus dit moet kloppen.

Stap 5: Voeg een Action toe. Selecteer hier je nieuwe base in Airtable.


Stap 6: Selecteer ‘Update Record’ als actie.

Stap 7: Selecter rechts van Search Value ‘Use a custom value’ (scroll helemaal naar beneden!)


Stap 8: Er verschijnt een extra veld ‘Custom Value for Record ID’

Stap 9: Kies hier de Record ID uit stap 1 (zie het cijfer ‘1’ in de keuze')

Stap 10: Selecteer bij zowel ‘Emailadres’ en ‘Phonenumber’ de data uit stap 2. In het voorbeeld is emailadres al gelukt en kun je zien dat ik Fields Phone hier selecteer.


Stap 11: Klik op ‘continue’ en verstuur een test naar Airtable.

Stap 12: Bekijk in Airtable of de data goed doorgekomen zijn. Als dat zo is, zet de zap aan in Airtable als dit succesvol is.



Meer tips om slimmer te werken?

Iedere donderdag deel ik mijn tips om slimmer te werken. Denk tool tips, workflows en templates.

Ontvang iedere donderdag slimmer werken tips in je inbox.

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Meer funnels tips?

Iedere maandag stuur ik een e-mail met tips over het bouwen van funnels. Lees de laatste experimenten en praktische tips die je meteen kunt inzetten.

Ontvang iedere maandag funnel tips in je inbox.

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Meer artikelen over ondernemen?

Iedere zaterdag stuur ik een e-mail met mijn inzichten en ervaringen over ondernemen.

Ontvang iedere zaterdag tips voor ondernemers

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Dit vind je misschien ook interessant

B2B Leadvergoeding (CPL) berekenen

B2B Leadvergoeding (CPL) berekenen

De Cost-Per-Lead is een belangrijke metric voor B2B lead generatie. Uitleg hoe je CPL berekent voor B2B leads, MQL en SQL.

Lees artikel
Content Plan maken

Content Plan maken

Het contentplan zorgt ervoor dat je posts schrijft met een impact. Ik ga er namelijk vanuit dat je meerdere kanalen draait naast contentmarketing.

Lees artikel
Contentstrategie opstellen

Contentstrategie opstellen

Contentstrategie opstellen voor drukke marketeers. In een half uur de essentiële onderdelen om aan de slag te gaan.

Lees artikel
Zoekwoorden onderzoek doen voor artikelen

Zoekwoorden onderzoek doen voor artikelen

Een artikel dat hoog in Google staat is gebaseerd op zoekwoorden-onderzoek. Tips om een compleet artikel te schrijven dat ook prettig leest.

Lees artikel
Hoe je een blog opzet met Webflow

Hoe je een blog opzet met Webflow

Zet je binnen 2 uur een eigen blog op. Bouw met Webflow templates in 2 uur een website.

Lees artikel
Doelgroep en onderwerpen bepalen contentmarketing

Doelgroep en onderwerpen bepalen contentmarketing

Breng focus in contentmarketing. Contentmarketing expert Michel Ariens legt uit hoe je onderwerpen, doelgroep en kanalen kiest.

Lees artikel