Je nieuwe vrijheid om op afstand te werken kan soms lastig zijn om aan te wennen. In dit artikel geef ik je tips hoe je goed met je opdrachtgever of collega’s op afstand kunt werken.
Je wilt op afstand werken en daar hebben veel mensen een (onterecht) gevoel bij van luieren op het strand. Je moet de verwachtingen dus heel goed managen. Dit is hoe ik dat gedaan heb. Het is goed om je twee dingen te realiseren als je op afstand gaat werken:
Je moet beide groepen overtuigen dat jij wél werk verzet. In dit artikel ga ik je uitleggen hoe je dat doet.
Het is jouw verantwoordelijkheid om aan te tonen dat je niet ligt te luieren om een strand, maar aan het werk bent.
Omdat je ver weg bent, kan het lijken alsof je minder doet. Je moet dus goed laten zien dat je wel degelijk productief bent. Dat doe je door dat duidelijk te communiceren.
Even tussendoor werken is niet handig. Zorg dus dat je een duidelijk schema hebt wanneer je werkt én wanneer je niet werkt. En ja, dat betekent dat je sommige dingen niet kunt doen als je op een mooie bestemming bent. Het blijft werk.
Geef je dag structuur door in blokken te werken. Bereid aan het einde van je werkdag de volgende werkdag voor. Bevind je je in een andere tijdzone? Zorg dan dat je het werk zo plant dat je werkt in focus kunt doen in tijd dat je collega’s niet bereikbaar zijn. Communiceren kun je zo doen in de overlappende uren dat je wél allebei aan het werk bent. Plan je eigen pauzes in en geef dat ook daadwerkelijk aan.
Plan je pauzes ook in. Je kunt overwegen om Pomodoro-techniek te gebruiken of pauzes in je agenda te zetten. Zorg dat je dit flexibel plant: het is niet handig dat je uitgebreid gaat lunchen als je collega’s net beginnen in Nederland en jou nodig hebben.
Plan een overlegmoment in op iedere werkdag
Werk je met collega’s samen? Plan dan iedere werkdag een half uurtje een Skype call in. Je gebruikt deze alleen als je het nodig is. Je bent proactief en hebt een moment om elkaar toch even te spreken.
Overweeg om je agenda te delen met collega’s. Zo kunnen ze zien wanneer je werkt en wanneer je niet werkt. Als je je agenda niet wilt delen, dan kun je ook een Calendly aanmaken, zodat ze afspraken met je kunnen plannen. Ze kunnen dan indirect je agenda zien. Als jij slaapt en ze hebben je nodig, dan kun je alsnog snel een meeting plannen.
Geef ook aan bij je collega's wanneer je online bent.
Dit is een pro-tip: als jij de suggestie doet voor een tijd om te lunchen met de mensen in je co-working space, dan hou je je aan de afspraken met je collega’s in Nederland én kun je mee lunchen en zo vrienden maken. Het is vervelend als je in een call zit met collega’s in Nederland (die net gestart zijn) en iemand vraagt of je mee gaat lunchen om de hoek van de co-working space. Zorg dat je niet alleen eet door de tijd voor te stellen die uitkomt voor jou. Doe dit in de ochtend en leg uit waarom je deze tijd hebt gekozen. De rest van de meer flexibele co-workers vindt dit over het algemeen prima!
Stel een Out-of-Office in met tijden waarop je reageert (eigenlijk zoals de mail hieronder)
Het is jouw taak om de afspraken die gemaakt worden expliciet te maken. Die collega die altijd op het laatste moment aan je bureau staat met een spoedje, dat kan niet meer. Je moet je collega's dus helpen om zich hierop voor te bereiden. Je kunt dat doen door afspraken expliciet te maken. Hier vind je een voorbeeld van een e-mail waarmee je dat kunt doen.
Beste collega’s,
Zoals jullie weten werk ik op afstand. Ik zou daarom graag het volgende met jullie willen afspreken. Als jullie vragen of toevoegingen hebben, dan ben ik uiteraard flexibel om de afspraken aan te passen. Laat je me weten als een van deze afspraken verandert? Dan kan ik me daarop aanpassen, zodat we zo goed mogelijk kunnen samenwerken.
Ik werk vanuit Medellin, waar het X uur eerder is. Dit zijn mijn werktijden.
Nederlandse tijd: 03:00 PM - 18:00 PM / 19:00 PM - 00.00 AM
Lokale tijd: 09:00 - 12:00 / 13:00 - 18:00
Ik ben in de Nederlandse ochtend dus niet bereikbaar, omdat het dan nacht is. Ik reageer dus op de taken die je naar me mailt zodra ik begin met werken. Ik wil je dan ook vragen om de meest urgente dingen aan me te laten weten.
Ik stel voor om iedere dag om 3 uur Nederlandse tijd een korte video-call in te plannen, waarin we door de prioriteiten lopen. Zo weet ik zeker dat ik niets mis en kan ik het meeste uit mijn dag halen. Daarnaast zorg ik zo dat ik je niet belemmer, omdat je op mij moet wachten. Als je mij ‘s ochtends een taak geeft, dan begin ik daar dus pas om 3 uur aan. Ik wil je vragen iets ruimer met deadlines om te gaan.
Om effectiever te werken, zou ik je willen vragen om duidelijk in een mail te zetten wat je van mij verwacht. Zou je in de titel van een email willen zetten wat dit betreft? To-do, FYI, beslissing?
Beslissing / welke afbeelding zetten we in de advertentie in de Volkskrant?
To-do / graag advertentie opmaken
FYI / we gaan naar een congres en zijn er vrijdag niet.
Ook zou het fijn zijn als je mijn naam wilt gebruiken als je meerdere taken in een mail zet: geef dus gerust aan wat je van mij verwacht. Ik kan zo zorgen dat ik geen dingen mis en zo kunnen we goed samenwerken.
Wanneer ik reageer op berichten
Op e-mails reageer ik binnen 1 werkdag, tenzij je aangeeft dat je eerder antwoord nodig hebt.
Op Slack berichten reageer ik binnen 4 uur op een werkdag. Als je me ‘s ochtends Nederlandse tijd een Slack bericht stuurt, dan reageer ik dus vanaf 3 uur ‘s middags.
Whatsapp gebruiken we alleen in noodgevallen. Ik zal zorgen dat ik bereikbaar ben, maar realiseer je alsjeblieft dat het ‘s avonds laat kan zijn voor mij als je me belt. Op Whatsapp reageer ik dus zo snel mogelijk in noodgevallen.
Om toch gevoel te houden met je collega’s, is het verstandig om een dagelijkse call in te plannen. Het kan zijn dat je dit niet nodig hebt, maar het is eigenlijk je moment dat je staat te kletsen bij het koffieapparaat. Investeer dus in je collega’s en zorg dat je op de hoogte blijft wat er in Nederland op kantoor speelt.
Communicatie is lastig als je met elkaar op kantoor zit en kan nog lastiger zijn als er impliciete afspraken zijn en jij op afstand zit. Het is daarom belangrijk dat je expliciete afspraken maakt met elkaar. Hieronder vind je een voorbeeld mail of bestand dat je kunt delen met je collega’s. De tijdzone in dit voorbeeld is voor Zuid-Amerika. Ga je naar Azië, dan moet je het precies omdraaien.
Je bent zelf verantwoordelijk voor je werk-omgeving. Zorg dus dat je daadwerkelijk aan het werk bent. Zet de notificaties van je browser uit.
Je vrienden en familie zullen net klaar zijn met werk en je een whatsappje sturen. Leg je telefoon dus weg, want anders word je toch afgeleid door deze berichten. Nog beter: zet je telefoon uit.
Wil je productiever worden, ongeacht waar je werkt? Hier vind je mijn complete handleiding om productiever te zijn.
Je moet je eigen werkplek creëren onderweg. Ik raad je aan om te investeren in een goede laptop en dat hoeft niet duur te zijn. Een Chromebook kan een prima alternatief zijn als je geen zware programma’s hoeft te draaien. Idealiter neem je ook een toetsenbord en een muis mee, zodat je met een laptop stand jezelf een goede houding kunt aannemen. Lees wat je nodig hebt als digital nomad.
Als je een to-do systeem gebruikt, dan kun je je collega’s laten meekijken en zo transparant zijn over waar je staat met het afronden van de taken. Dit werkt twee kanten op, je kunt namelijk ook zien waar andere mensen jou blokkeren.
Gebruik tools voor asynchrone communicatie
Email, Slack en Whatsapp zijn voorbeelden van asynchrone communicatie - je kunt het lezen wanneer je wilt. Je kunt op Slack een stand-up bot instellen die ook asynchroon werkt. Als jij begint aan je werkdag krijg je de vraag wat je belangrijkste taken van de dag zijn.
.svg){kind=small}
